Year End Party Year End Party

Year-end party, also known as the year-end party of companies, agencies, year-end parties in the neighborhood... English Is: Year End Party is an indispensable event at the end of the year for every business. At the end of the year, businesses often have summary meetings within the board of directors. To re-evaluate the work performance within one year. It includes plans for the next year, the results obtained after a year of investment. At the same time, it is also a plan to organize a year-end party for the whole company, helping everyone to rest, have fun and relax, share the achievements within a year of the departments in the company. Therefore, to organize a meaningful and special year-end party, the organizers need to prepare carefully. To leave a mark on people's hearts. Strengthen the bond between people and the company. Let's welcome a new year with many new successes.

How to organize a meaningful year-end party

Program to create quotation for the service of the year-end party automatically

Event Organization Company Hoang Sa Viet Media is a unit that has been accompanying many businesses in Ho Chi Minh City and neighboring provinces at the end of each year. By his practical experience. We would like to share with you a plan of the most thoughtful year-end party that will include the following details:

✅ Determine the meaning of the year end party

Organizing a year-end party means a lot, not only for employees but also for businesses. In the past, businesses did not pay much attention to organizing year-end parties for many reasons:
- Not necessary
- Not having enough budget
- Not making profits
- No staff to implement the program, ..

But more and more, organizing a year-end party becomes more and more meaningful and brings the company's own culture at the end of the year. Let's learn with HSV the typical meanings of the year-end party program, Year End Party at the end of the year

✔ Summarize and look back on a past year

Organizing a year-end party is a time for businesses to look back on the past journey. Achievements and outstanding difficulties and obstacles. From there to overcome and create momentum for the next development in the coming year.

✔ Employee Gratitude

If the business determines that holding a year-end party is a great time to show gratitude to employees after a year of dedication and best efforts, the party will focus on employees and bring many meaningful activities. for the purpose of gratitude and reward, encouragement and encouragement.

✔ Internal engagement

Internal cohesion is an extremely important activity for everyone to be more connected and understand each other better, thereby creating a good relationship so that everyone can support each other in work for a common purpose. . A year-end party when focusing on internal cohesion often includes activities: team building, many interactive games, traveling together, ...

✔ Company image communication

Many companies choose to hold a year-end party as a form to promote their brand and communicate the company's image to customers. This is a big event of the year, well organized and the company brings professionalism, bold corporate culture with many outstanding advantages. Therefore, the activities of the event take place, need to be expanded to impress customers and all people.

✅ Estimated number of guests attending the year-end party

Planning to invite guests to the Year End Party, in addition to the party's audience is the company's employees, there may also be close partners, shareholders, families, friends and relatives. of members of the board of directors. To create a cozy, close, united and friendly party.

That is why the guest list needs to be done in the first step. Because at the end of each year, many partners and customers are often very busy. So planning new guests as early as possible will help the reception is thoughtful.

✅ESTIMATE THE COST OF ORGANIZATION OF YEAR END PARTY

In organizing an event, the organization's budget is the most important thing to determine, because when the cost is a lot of money, the business needs to focus on what items are appropriate?. Some items that often have to be spent on the year-end party we list below, depending on the priority, the business can allocate funds accordingly.

• Venue rental cost
• Decoration cost
• Food cost
• Arts expenses
• Gift cost

✅FIND THE UNIQUE THEME FOR ANNUAL PARTY

Choosing a topic needs meaning and uniqueness. From the topic that can proceed to the implementation of work in depth and have close links between the items. Themes are often associated with company culture, often themes to honor positive contributions in the production process. Or it can be an art competition between departments but still exudes the typical culture of the business, or the desire to conquer the top...

✔ Organize year-end party with the theme "Liveshow of corporate stars"

Những tiết mục văn nghệ là một kế hoạch tổ chức tiệc tất niên cuối năm phổ biến. Đối với những buổi tiệc như này yếu tố âm thanh ánh sáng là quan trọng nhất. Do đó cần đầu tư hoặc nhờ một đơn vị thứ 3 chuyên nghiệp để chuẩn bị phần này. Nhưng nếu chương trình liveshow này không có các ca sĩ nghệ sĩ biểu diễn thì cũng không ảnh hưởng đến tính chất của đêm liveshow. Vì công ty có thể tổ chức một cuộc thi văn nghệ cho các thành viên, khuyến khích họ bộc lộ tài lẻ mà trước giờ không có cơ hội thể hiện. Đó có thể là các tiểu phẩm hài kịch, múa hát, nhảy hiện đại, đơn ca, song ca… Và có các phần thưởng giá trị cho các tiết mục hay nhất và ấn tượng nhất. Đêm tiệc liveshow tất niên tốt nhất nên được tổ chức ngoài trời. Địa điểm tổ chức cũng là một yếu tố cần được khảo sát trước khi lên kế hoạch. Với những địa điểm ngoài trời quý khách cần phải tính toán đến các yếu tố thời tiết. Còn đối với những địa điểm trong nhà thì yếu tố không gian sẽ ảnh hưởng rất nhiều chương trình.

✔ Tổ chức tiệc cuối năm chủ đề "Tinh thần đồng đội"

Nếu như đã quá quen thuộc với các bữa tiệc thông thường và muốn đối mới không khí. Thì một buổi tiệc cuối năm kết hợp Teambuilding – các trò chơi tập thể là một ý tưởng tuyệt vời. Cốt lõi để tạo nên một buổi tất niên theo ý tưởng Teambuilding độc đáo chính là tinh thần tập thể và đoàn kết. Nên có các trò chơi tập thể như thi gánh nước, chạy ba chân, bịt mắt đập trứng, cướp cờ, truy tìm kho báu…Teambuilding nên được tổ chức xuyên suốt trong ngày hoặc hơn để các thành viên trở nên hoà đồng thân thiết, thấu hiểu và đoàn kết với nhau hơn. Giúp cho nền móng công ty vững chắc hơn. Do đó Teambuilding nên được tổ chức ngoài trời như các resort, bãi biển, khu du lịch sinh thái…Thế nhưng đối với những công ty lớn, với số lượng nhân viên đông thì việc tổ chức Teambuilding cũng là vấn đề khá nan giải. Ngoài vấn đề về địa điểm, không gian thì thời gian tổ chức cũng là một khó khăn không nhỏ. Do đó để có thể lên được một kế hoạch hoàn hảo cho chuyến đi Teambuilding cuối năm thì chắc chắn công ty cần phải thông qua kế hoạch từ trước để đảm bảo phù hợp với tất cả các thành viên trong công ty.

✔ Organize a year-end party with the theme "Sparkling color gala"

The gala dinner is like the Prom Night, where the form and color of costumes are regulated to enhance the solemnity of the ceremony. Maybe this idea will be quite new to many companies because most of this year-end party organization will be quite complicated for both the organizer and the attendees. This can cause people to only care about appearance and forget about the purpose of the party. Companies can customize the gala in their own way with different theme ideas.

✔ Organize year-end party with the theme "Back to Thanh Xuan"

The theme of the year-end party can be based on the style and form of the company or from the personality of the people. Unique and quality themes such as "Retro Office" create a nostalgic space, full of entanglement and nostalgia, wearing 6x, 7x, 8x costumes together. Or the theme "Youth" - allowing members to "recovery" to wear youthful outfits and freely mess around... Businesses can also take the theme of Co Ba Saigon. All members will wear traditional Vietnamese Ao Dai under the scenery of old Saigon.

✔ Year-end party with the theme "Colors of life"

Colorful year-end party theme with the meaning that each individual is different colors but still becomes one. Each color is a different personality. But when sharing the same environment, everyone has to integrate and get along with each other. Create a colorful party at the end of the year. If the party is held in the morning or an outdoor party; businesses can get gouache ideas like the Color Me Run event. For party at night or indoors; Prisma Run event with luminous color will be impressive and unique.

✔ Organize year-end party with the theme "Prom Night Party"

Prom Party hay còn gọi là Prom Night, là một buổi dạ tiệc chia tay với sự tham gia của hầu hết các giáo viên và học sinh trong trường. Ở các nước phương Tây tiệc Prom là một kỷ niệm rất quan trọng và đáng nhớ với tuổi học sinh, sinh viên. Tiệc Prom này có thể được xem như là buổi tiệc truyền thống ở các trường. Doanh nghiệp có thể dựa vào ý tưởng này để tổ chức tiệc cuối năm cho công ty. Đến với tiệc Prom Night cuối năm, nam sẽ mặc những bộ Texedo hoặc vest đen sang trọng; nữ sẽ mặc áo đầm dạ hội quyến rũ đến dự tiệc. Các hoạt động tại buổi tiệc đa phần sẽ là ăn uống, khiêu vũ cùng bạn nhảy. Đặc biệt sẽ có tiết mục trao vương miên cho King và Queen – Cặp đôi được cho là tài năng và sáng giá nhất buổi tiệc.

✔ Tổ chức tiệc cuối năm tại bãi biển với chủ đề "Vũ điệu Hawaii"

Chủ đề Hawaii rất thích hợp cho những buổi tiệc tất niên ngoài trời như bãi biển. Buổi tiệc sẽ được trang trí với phong cách mùa hè rực rỡ cùng những màu sắc nhiệt đới bắt mắt. Khách tham dự sẽ diện những trang phục Halu duyên dáng và tươi mát. Với chủ đề này, tiệc buffet là lựa chọn vô cùng thích hợp, với các món ăn đa dạng và đầy đủ màu sắc. Doanh nghiệp có thể tổ chức buổi tiệc cuối năm này cùng team building bãi biển để tạo nên nhiều hoạt động thú vị và ấn tượng.

✔ Tổ chức tiệc cuối năm lấy chủ đề từ các "Tác phẩm văn học nổi tiếng"

Để tạo sự mới mẻ cho các buổi tiệc cuối năm, doanh nghiệp có thể lựa chọn chủ đề về các bộ phim điện ảnh nổi tiếng trên thế giới. Chẳng hạn như bộ phim Alice in Wonderland, với buổi tiệc trà cùng không gian được trang trí đầy màu sắc; đi kèm với nhiều loại đồ uống và bánh kem lạ mắt. Ngoài ra doanh nghiệp cũng có thể lấy cảm hứng từ bộ phim Avenger Endgame với hình tượng siêu anh hùng vĩ đại. Mỗi khách mời tham dự sẽ được hóa trang thành nhiều nhân vật khác nhau tạo nên một “vũ trụ” của riêng mình. Hoặc với bộ phim Điệp viên 007, có thể sử dụng chủ đề tiệc cuối năm này với 3 màu sắc chính là vàng kim loại, đen và trắng. Khách dự tiệc sẽ ăn mặc trang trọng, lộng lẫy.

✔ Tổ chức tiệc cuối năm với ý tưởng cuộc thi "Doanh nghiệp Got Tallent"

Tiệc tất niên với chủ đề khoảnh khắc doanh nghiệp này, chắc chắn rằng sẽ mang lại cho doanh nghiệp cùng toàn thể nhân viên những ký ức tuyệt đẹp và ý nghĩa nhất trong khoảng thời gian làm việc. Trước khi buổi lễ diễn ra, doanh nghiệp có thể tổ chức cuộc thi làm video nói về những kỷ niệm đáng nhớ nhất của nhân viên đối với công ty, đồng nghiệp; hay những kỷ niệm buồn cười, vui nhộn trong suốt thời gian làm việc tại đây. Các đội nhóm hoặc cá nhân tạo ra những thước phim gây được nhiều cảm xúc nhất sẽ dành được chiến thắng và nhận được những giải thưởng giá trị từ doanh nghiệp. Những thước phim được làm từ chính các nhân viên của mình chắc chắn sẽ mang lại cho doanh nghiệp nhiều giá trị to lớn về mặt ý nghĩa và thông điệp.

✔ Tổ chức tiệc tất niên cùng "Dạ tiệc trắng"

Dạ tiệc trắng là một sự kiện thường niên tại các kinh đô lớn như Paris, New York. Tất cả những người tham dự đều ăn vận bằng bộ đồ màu trắng và thưởng thức một bữa tiệc sang trọng vào chiều tối ở ngoài trời. Chủ đề này sẽ mang lại sự đồng bộ nhất định cho buổi tiệc cuối năm. Khi mà mọi người cùng nhau mặc đồng nhất một màu trang phục.

✅ XÂY DỰNG NỘI DUNG CHƯƠNG TRÌNH GALA TẤT NIÊN

Nội dung chương trình là trình tự diễn biến của chương trình, khi xây dựng nội dung chương trình hoàn tất, từ đó MC sẽ dựa vào nội dung chương trình để viết ra những lời dẫn nhằm bám sát vào thực tế của doanh nghiệp. Nội dung chương trình bao gồm kịch bản chi tiết, thời gian và diễn biến từng tiết mục để chương trình không bị xáo trộn, những vấn đề phát sinh có thể được lường trước được…Nội dung chương trình cũng bao gồm kế hoạch nhân sự phục vụ, tiếp khách, phân công các hạng mục để mỗi thành viên trong ban tổ chức nắm rõ và hoàn thành trách nhiệm của họ.

✅CHUẨN BỊ NHỮNG THIẾT BỊ CẦN THIẾT CHO TIỆC TẤT NIÊN

Hình ảnh một buổi tiệc tất niên của công ty bánh kẹo Perfetti Van Melle năm 2020

Year end party, Year end party needs a lot of items, depending on the size of each event, you can choose the necessary and most suitable equipment for your event listed below:

YEAR END PARTY MAIN AREA - YEAR END PARTY

• Sound system for events (1): View details

• Lighting system for events (2): See details

  

• Program theme background (backdrop, LED screen) (3): View details

• Main stage for the show (4): See details

• Tarpaulin (if the event is outdoor) (5): See details

• Banquet tables and chairs, cocktail tables, buffet (6)...

• Rectangular table for delegates

• Decoration of event space (3D stage decoration) (9-12)

• Pallets for floor covering (if the ground is bad) (10):

• Carpets and walkways (11):

• Podium with fresh flowers and brand identity logo (13)

  

• Glitter cannons or effect machines (fireworks, smoke machines for performance) (14):

• Catering service, table reservation, food selection

  

• Champagne

WELCOME GATE AREA ONLY

• Decorating the welcome gate to welcome guests (18)

• Reception desk to welcome guests (19)

• Flowers, bracelets, lucky numbers...(21)

• Path Mats (22)

  

• Barier posts leading the way to the event center (23)

PHOTO BOOTH AREA (PHOTO BOOTH)

• Photobooth for souvenir photography (24)

• Lighting to support filming and taking pictures (if needed) (26)

• Small landscape decoration of the shooting area (27)

HUMAN RESOURCES AND ARTS PROGRAM

• MC hosting professional year-end party events (28)

• Opening dance performance (29)

• Event singer (30)

• PG and reception staff welcome guests (32)

• Camera crew (34)

• Security team, parking, security, order...

✅SUPERVISION AND RUN THE ALL-YEAR GALA PROGRAM

When everything is well prepared, running the program requires a main supervisor. This is the most important person for the party. The manager will be the person who watches the event every moment. In it, they can coordinate other personnel to make the program run in a professional manner.

For example: When the director is about to speak, if there is a podium, there should be 2 people in charge of carrying the podium to a pre-determined position. In case the coordination is not smooth, the image of the program will be updated and unprofessional.

When there is a general supervisor of the program, that person will assign tasks to other members of the organizing committee to take on other tasks such as: food, decoration, music, reception. customers, or in charge of handling problems that arise…

Above is the preparation for the year-end party in the most meaningful way. Hoang Sa Viet Media would like to share with you for your reference.

The year-end party is an opportunity for the company to look back on the journey that has passed during a turbulent year, an opportunity for everyone to meet, bond, and share stories. Not stopping there, the year-end party is also a place to show the unique culture of each business, creating more strength and excitement to start a new journey. It can be said that the year-end party for every business plays a very important role and carries a lot of profound meaning. With more than 10 years of experience in the field of event organization. We believe that we will be able to advise you, organize a meaningful and special year-end party program.

YEAR END PARTY - ENHANCED THE EMOTION WITH HOANG SA VIET
See a few events and year-end parties conducted by Hoang Sa Viet:
- Quotation for sound and light rental.
- Quotation for rental of Led screen.
- Quotation of equipment rental for events.
-Tổ chức sự kiện trọn gói.