Xây Dựng Kế Hoạch Tổ Chức Hội Thảo Tri Ân Khách Hàng Chi Tiết

Tri ân khách hàng là sự kiện được tổ chức bởi các doanh nghiệp nhằm để gửi lời cảm ơn chân thành, sâu sắc tới những khách hàng trung thành đã luôn tin tưởng và ủng hộ cũng như là dịp để đẩy mạnh hơn nữa nhiều mối quan hệ với các khách hàng tiềm năng trong tương lai.

Có thể thấy đây là một sự kiện rất quan trọng. Vậy nên ở bài viết dưới đây, Hoàng Sa Việt xin chia sẻ tới quý vị cách xây dựng kế hoạch tổ chức hội thảo tri ân khách hàng một cách chi tiết và đầy đủ nhất.

✅ Lên ý tưởng, kịch bản hội nghị tri ân khách hàng

Khi lên ý tưởng cho chương trình thì cần lưu ý một số điểm như sau:

• Ý tưởng sáng tạo, độc đáo nhưng phải phù hợp với tính chất công việc của doanh nghiệp. Đặc biệt là phải phù hợp với phân khúc đối tượng khách hàng, quan trọng là để làm hài lòng họ.
• Thay vì tổ chức theo kịch bản quen thuộc, bình thường và phổ biến: Phát biểu - Vinh danh/ tặng quà - Dùng tiệc,... Thì quý doanh nghiệp đưa ra một chủ đề/ concept đặc sắc. Điều này không những để lại ấn tượng tốt trong lòng khách hàng mà còn làm họ có cảm giác chương trình thực sự chuyên nghiệp và được đầu tư kỹ lưỡng. Ngoài ra, khi chọn được chủ đề như vậy thì việc lên kịch bản chương trình sẽ trở nên đơn giản hơn rất nhiều.
• Từ concept được đưa ra đó mà nội dung của những tiết mục văn nghệ cũng sẽ được đi theo để tạo nên sự thống nhất, độc đáo cho tổng chương trình.

Về kịch bản chương trình hội nghị tri ân khách hàng, thường đa số sự kiện sẽ được phân ra 2 mục chính, đó là: Phần lễ và phần hội. Phần lễ bao gồm: Ban lãnh đạo phát biểu, vinh danh, tặng quà, tổng kết chương trình. Còn trong phần hội, đây là lúc mọi người cùng nhau thưởng thức các tiết mục văn nghệ đặc sắc, dùng tiệc và giao lưu với nhau.

✅ Hoàn tất thủ tục hành chính

Đây là bước vô cùng cần thiết và quan trọng. Mỗi lĩnh vực, Pháp Luật đều có những quy và yêu cầu nhất định. Để đảm bảo chương trình được phép tổ chức và diễn ra suôn sẻ thì cần hoàn tất đầy đủ các thủ tục hành chính, giấy phép tổ chức sự kiện được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền.

✅ Hoạch định chi phí tổ chức hội thảo tri ân khách hàng

Mọi ý tưởng dù hay tới đâu nhưng nếu nằm ngoài mức ngân sách cho phép thì đều trở nên bất khả thi. Vì vậy, trước khi xây dựng chi tiết nội dung chương trình thì hãy xem xét thật kỹ nguồn ngân sách, từ đó sẽ tính toán và lựa chọn những nội dung phù hợp nhất.

Tuy nhiên, hội nghị tri ân khách hàng là một sự kiện ảnh hưởng trực tiếp tới hình ảnh, thương hiệu cũng như sự phát triển lâu dài của doanh nghiệp; Việc chi ra một khoản ngân sách hợp lý để tạo ấn tượng tốt trong lòng khách hàng là điều cực kỳ cần thiết.

✅ Phân bổ nhân sự

Để đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ và thành công, việc phân bổ nhân sự cũng phải hết sức lưu ý. Cụ thể như sau:

Nhân sự phụ trách công việc trước chương trình:

• Chuẩn bị thư mời và gửi cho khách hàng
• Xem xét, lựa chọn địa điểm tổ chức
• Xin giấy phép tổ chức từ cơ quan có thẩm quyền

Nhân sự phụ trách hậu cần:

• Setup hội trường
• Sắp xếp quà tặng, phương tiện đi lại
• Kiểm tra tổng hệ thống thiết bị chạy chương trình

Nhân sự phụ trách đón khách mời:

• Lễ tân đón khách
• Nhân sự hướng dẫn khách vào hội trường
• Nhân sự hướng dẫn khách vào vị trí
• Nhân sự hỗ trợ khách mời

Nhân sự chạy chương trình chính:

• Nhân sự đứng phụ trách và điều phối từng hạng mục phần cứng, cụ thể: Âm thanh, ánh sáng, màn hình LED. Mỗi hạng mục phần cứng sẽ có 1 bạn đứng chính.
• Nhân sự chạy cánh gà trái, cánh gà phải
• Đạo diễn chính phụ trách theo dõi bao quát tổng chương trình. Nếu là sự kiện lớn thì đòi hỏi người đạo diễn phải có chuyên môn tốt. Còn những sự kiện quy mô nhỏ hơn thì người đạo diễn có thể là leader của ban tổ chức/ team event là được.

✅ Liên hệ báo chí truyền thông

Hội nghị tri ân khách hàng là dịp tuyệt vời để quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp. Vậy nên, công ty/ doanh nghiệp có thể mời các đơn vị truyền thông báo chí tới tham dự để có các bài báo PR, tiếp cận và truyền tải thông tin sản phẩm/ dịch vụ đến khách hàng, công chúng tốt hơn.

✅ Lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện

Thay vì cử 1 nhóm nhân sự của công ty tự lên kế hoạch và chạy chương trình thì ngày nay, các doanh nghiệp/ công ty thường thuê hẳn một đơn event ngoài. Họ sẽ chịu trách nhiệm chuẩn bị và thực hiện chi tiết từ A tới Z toàn bộ chương trình hội nghị khách hàng. Điều này giúp công ty tiết kiệm được thời gian, công sức và giành khoảng thời gian đó để thực hiện nhiều nhiệm vụ khác.

Trên đây là kịch bản xây dựng kế hoạch tổ chức hội thảo tri ân khách hàng. Hoàng Sa Việt hy vọng quý công ty/ doanh nghiệp đã có thêm chút kinh nghiệm gì đó để góp phần tổ chức thành công cho chương trình sắp tới. tất cả mọi thắc mắc vui lòng liên hệ hotline 0985 999 345 để được tư vấn và hỗ trợ nhiệt tình.