x
Đăng Nhập Thành Viên!
x
Đăng Ký Thành Viên!

x
Khôi Phục Lại Mật Khẩu!
0

Quy Trình Tổ Chức Hội Nghị - Hội Thảo Chuẩn 2020 ✅

Tổ chức hội nghị, hội thảo khách hàng cũng giống như những sự kiện khác, luôn cần một quy trình tổ chức hội nghị khách hàng bài bản, chuyên nghiệp. Nếu không xác lập được quy trình này, sẽ không rạch ròi trong từng khâu và công việc cần thực hiện. Gây khó khăn trong việc tổ chức và không đạt được hiệu quả cao nhất. Công ty Hoàng Sa Việt Media là đơn vị có hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện. Chúng Tôi xin gợi ý quý khách một quy trình tổ chức hội nghị, hội thảo chuyên nghiệp để quý khách tham khảo nhằm chuẩn bị thực hiện một cách chu đáo nhất.

✅Xác định mục tiêu của chương trình?

Để làm rõ được nội dung này, doanh nghiệp cần xác định ngay từ đầu xem họ hướng đến đối tượng nào? Với ý nghĩa gì? Lợi ích sau khi tổ chức là gì? Thông thường mỗi doanh nghiệp đều có những định hướng khách nhau về mục tiêu của công việc tổ chức PR và hoạt động Marketing trong đó. Thông thường việc tổ chức hội nghị khách hàng thường nhằm đạt được 3 mục đích:

  • Nhằm tạo cơ hội củng cố uy tín với khách hàng, đối tác và quảng bá thương hiệu. Chương trình tri ân cũng là một dịp thuận tiện để doanh nghiệp thể hiện sự biết ơn của đối với những tập thể, cá nhân đã ủng hộ trong suốt thời gian qua.
  • Nhằm gởi đến các thông điệp mới về sản phẩm, chương trình khuyến mãi, ưu đãi, quà tặng của doanh nghiệp đối với khách hàng.
  • Nhằm tăng cường quan hệ đối tác: “Có qua có lại, mới toại lòng nhau”, ông bà nói quả là không sai. Hội nghị khách hàng là cơ hội để doanh nghiệp bày tỏ lòng biết ơn với các đối tác – người bạn đồng cam cộng khổ trên thương trường, cùng nhau vượt qua những khó khăn để vươn đến thành công. Thông qua đó, các doanh nghiệp cũng thiết lập mối quan hệ ngoại giao rộng rãi, hứa hẹn hợp tác kinh doanh.
Sự kiện hội nghị khách hàng thân thiết của ngân hàng Vietcombank (Nguồn: Vietcombank)
Sự kiện hội nghị khách hàng thân thiết của ngân hàng Vietcombank (Nguồn: Vietcombank)

✅Lựa chọn địa điểm, thời gian phù hợp công tác tổ chức, đón khách

Không gian và thời gian phù hợp không chỉ tạo sự thoải mái cho người tổ chức mà còn cho khách mời dễ dàng sắp xếp công việc. Quý khách nên tìm kiếm các trung tâm tổ chức sự kiện thuận tiện các cung đường di chuyển công ty và của khách hàng. Dưới đây là danh sách các trung tâm tổ chức sự kiện trong nhà và ngoài trời được chúng Tôi liệt kê để quý khách tham khảo.

Danh sách các trung tâm tổ chức sự kiện trong nhà:

  • InterContinental Saigon
  • Novotel Saigon centrel
  • Eastin Grand hotel Saigon
  • Merperle Crystal Palace
  • Liberty Centrer Saigon River Side
  • Athena hotel
  • Sofitel Saigon plaza
  • Pergola Sài Gòn
  • Gem centrer
  • White Place
  • Sheraton Saigon

Dách sách các trung tâm tổ chức sự kiện ngoài trời

  • Khu du lịch Văn Thánh
  • Thảo Điền Village
  • Khu du lịch Bình Quới
  • Villa sông Sài Gòn
  • Continental hotel
  • Bình An village Sài Gòn
  • Vườn ẩm thực Nai Vàng
  • Le Jadin palace
  • Park royal
  • Lan Anh village
  • Đông Hồ Eden

✅Xin giấy phép thực hiện tổ chức hội nghị, hội thảo

Để có thể tổ chức được hội nghị, đơn vị tổ chức phải được cơ quan có thẩm quyền cho phép, thể hiện bằng giấy phép tổ chức hội nghị. Vì vậy, pháp luật hiện nay đã quy định về thủ tục xin giấy phép tổ chức hội nghị tùy thuộc vào từng loại hội nghị về tính chất cũng như mục đích của việc tổ chức, có quy định cụ thể ở mỗi địa phương thông theo mô típ chung, do Sở Văn hóa – Thể thao – Du lịch cấp. Tuy nhiên công việc này thường mất nhiều thời gian nên quý khách nên thuê một đơn vị chuyên nghiệp hỗ trợ thủ tục để được cấp phép một cách nhanh nhất. Công tác chuẩn bị hồ sơ xin phép bao gồm hồ sơ như sau:
Đơn xin phép tổ chức Hội nghị, ghi rõ: Chủ đề Hội nghị, Hội thảo. Thời gian, địa điểm tổ chức. Người chủ trì: Họ tên, chức vụ. Người thuyết trình: Họ tên, chức vụ.Thành phần, đối tượng tham dự. (đính kèm)
Nếu là đơn vị tổ chức sự kiện được ủy quyền đứng ra tổ chức Hội nghị, Hội thảo phải có giấy ủy quyền.
Giấy phép đăng ký kinh doanh của Công ty, Đơn vị.
Ngoại trừ hội thảo du học, một số chương trình cần cung cấp thêm nội dung chương trình tổ chức và danh sách khách mời.

✅Xây dựng nội dung và kịch bản chi tiết

Kịch bản chi tiết chính là nội dung chính của toàn bộ sự kiện. Cái mà ảnh hưởng đến thành công nhiều nhất trong quy trình tổ chức hội nghị khách hàng. Kịch bản cần bao gồm toàn bộ các thiết bị cần thiết, các tiết mục, phân công nhân sự, thời gian cụ thể, cũng như rủi ro cần tránh,… Càng cụ thể càng dễ thực hiện.

Một kịch bản chi tiết sẽ giúp cho chương trình diễn ra suôn sẻ hơn. (Nguồn: Internet)
Một kịch bản chi tiết sẽ giúp cho chương trình diễn ra suôn sẻ hơn (Nguồn: Internet)

✅Gửi thư mời tới khách hàng

Quy trình tổ chức hội nghị khách hàng tiếp theo là công đoạn gửi thư mời. Thư mời không chỉ là để thông báo địa điểm, thời gian. Mà còn thể hiện sự trân trọng của nhà tổ chức với khách mời. Nên gửi thư mời từ sớm, ít nhất là 2 tuần trước khi sự kiện được tổ chức. Để khách mời xác nhận và dễ dàng chuẩn bị đồ ăn, thức uống, chỗ ngồi,…

✅Trang thiết bị, nhân sự cần thiết cho sự kiện

Một sự kiện hội nghị, hội thảo khách hàng cần rất nhiều hạng mục, tùy vào quy mô của mỗi sự kiện mà quý khách có thể lựa chọn những thiết bị cần thiết và phù hợp nhất cho sự kiện của mình được liệt kê dưới đây:

KHU VỰC CHÍNH TỔ CHỨC HỘI NGHỊ - HỘI THẢO

  • Hệ thống âm thanh cho sự kiện hội nghị hội thảo: Xem chi tiết
Âm thanh hội nghị hội thảo
Âm thanh hội nghị hội thảo
  • Hệ thống ánh sáng cho sự kiện hội nghị, hội thảo: Xem chi tiết
Ánh sáng hội nghị hội thảo
Ánh sáng hội nghị hội thảo
  • Background chủ đề chương trình (backdrop, LED screen): Xem chi tiết
Backdrop bằng màn hình LED
Backdrop bằng màn hình LED
Sân khấu nhôm di động
Sân khấu nhôm di động
Nhà bạt sự kiện
Nhà bạt sự kiện
Bàn ghế dành cho đại biểu
Bàn ghế dành cho đại biểu
Bàn ghế đại biểu VIP
Bàn ghế đại biểu VIP
  • Trang trí không gian sự kiện (trang trí nhà bạt, tiểu cảnh, cờ phướn, banner, bóng bay, khí cầu...): Xem chi tiết
Trang trí không gian nhà bạt
Trang trí không gian nhà bạt
Thảm trải sàn sự kiện
Thảm trải sàn sự kiện
  • Bục phát biểu có hoa tươi và có logo nhận diện thương hiệu: Xem chi tiết
Bục phát biểu
Bục phát biểu
  • Pháo kim tuyến hoặc máy hiệu ứng (pháo lửa... phục vụ văn nghệ, tôn vinh): Xem chi tiết
Máy bắn kim tuyến
Máy bắn kim tuyến
  • Rượu champagne cho cho chương trình tri ân, tôn vinh: Xem chi tiết
Rượu champagne
Rượu champagne
  • Tiệc trà, teabreak (nếu đón khách vào buổi sáng)
Tiệc teabreak sự kiện
Tiệc teabreak sự kiện
  • Tiệc mặn chiêu đãi khách (nếu có)
Tiệc mặn đón khách
Tiệc mặn đón khách

KHU VỰC CỔNG CHÀO ĐÓN KHÁCH

Cổng chào đón khách
Cổng chào đón khách
Bàn lễ tân đón khách
Bàn lễ tân đón khách
Dù che lệch tâm cho bàn lễ tân
Dù che lệch tâm cho bàn lễ tân
Hoa cài áo
Hoa cài áo
Thảm trải lối đi sự kiện
Thảm trải lối đi sự kiện
  • Trụ barier dẫn đường vào trung tâm sự kiện: Xem chi tiết
Trụ barrier dẫn đường
Trụ barrier dẫn đường

KHU VỰC CHỤP HÌNH LƯU NIỆM (PHOTO BOOTH)

Background chụp hình lưu niệm
Background chụp hình lưu niệm
Sàn photobooth
Sàn photobooth
  • Ánh sáng hỗ trợ quay phim, chụp hình (nếu cần): Xem chi tiết
Ánh sáng hỗ trợ chụp hình
Ánh sáng hỗ trợ chụp hình
Trang trí tiểu cảnh
Trang trí tiểu cảnh

NHÂN SỰ PHỤC VỤ SỰ KIỆN

  • MC dẫn chương trình sự kiện khai trương, khánh thành chuyên nghiệp: Xem chi tiết
MC chuyên nghiệp
MC chuyên nghiệp
  • Tiết mục múa chào mừng mở màn cho sự kiện khai trương, khánh thành: Xem chi tiết
Tiết mục múa chào mừng
Tiết mục múa chào mừng
Ca sĩ hát sự kiện
Ca sĩ hát sự kiện
  • Đội lân sư rồng tạo không khí vui nhộn và thu hút khách: Xem chi tiết
Đội múa lân sư rồng
Đội múa lân sư rồng
PG sự kiện chuyên nghiệp
PG sự kiện chuyên nghiệp
Đỗi ngũ quay phim chụp hình
Đội ngũ quay phim chụp hình
  • Đội ngũ bảo vệ, giữ xe, an ninh, trật tự...
Đội bảo vệ sự kiện
Đội bảo vệ sự kiện

✅Chạy và giám sát chương trình

Khi mọi việc đã được chuẩn bị chu đáo, thì việc chạy chương trình cần có một người quản lý giám sát chính. Đây chính là người quan trọng nhất cho buổi tiệc. Người quản lý sẽ là người theo dõi diễn biến sực kiện theo từng giây phút. Trong đó họ có thể điều phối những nhân sự khác nhằm phục vụ cho chương trình được diễn ra một cách chuyên nghiệp.
Ví dụ: Khi giám đốc chuẩn bị lên phát biểu, nếu có bục phát biểu thì cần có 2 người phụ trách bê bục phát biểu ra một vị trí đã được định trước đó. Trong trường hợp phối hợp không nhịp nhàng thì hình ảnh chương trình sẽ bị lập cập và mất chuyên nghiệp.
Khi đã có một người tổng giám sát chương trình, thì người đó sẽ phân công nghiệp vụ cho những thành viên khác trong ban tổ chức để đảm nhiệm các công việc khác như: phần ăn uống, phần trang trí, phần văn nghệ, tiếp khách, hoặc phụ trách xử lý những vấn đề phát sinh…

✅Chăm sóc khách hàng sau khi kết thúc chương trình

Chăm sóc khách hàng là khâu quan trọng nhất sau mỗi sự kiện. Nó sẽ cho doanh nghiệp biết hội nghị của mình có đạt được mục đích đề ra hay không.
Hơn hết, đây cũng là cơ hội để thể hiện sự quan tâm của mình với khách hàng. Khẳng định được hình ảnh và ấn tượng doanh nghiệp để thu hút khách hàng sau này.
Trên đây là Công tác chuẩn bị tổ chức hội nghị khách hàng một cách đầy đủ nhất. Hoàng Sa Việt Media xin chia sẽ với quý khách để quý khách tham khảo. Chúng Tôi rất mong muốn được đồng hành với quý khách trong công tác tổ chức hội nghị khách hàng cho quý doanh nghiệp.

Không gian và thời gian phù hợp không chỉ tạo sự thoải mái cho người tổ chức mà còn cho khách mời dễ dàng sắp xếp công việc (Nguồn: Internet)
Không gian tổ chức hội thảo cần tạo ra sự thoải mái tối đa cho người tham dự (Nguồn: Internet)

Hãy để quy trình tổ chức hội nghị khách hàng này được hiện thực hóa bởi Hoàng Sa Việt Media; cùng những kinh nghiệm trực quan của mình. Chúng tôi, những nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp; sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp trong tất cả các sự kiện lớn nhỏ, trong và ngoài nước.

0985.999.345