Cách Tránh Các Rủi Ro Trong Tổ Chức Sự Kiện

Nếu bài viết trước Hoàng Sa Việt đã gửi đến các bạn nội dung về “Những kỹ năng tổ chức sự kiện” thì hôm nay, chúng ta hãy cùng tìm hiểu sâu hơn nữa về tổ chức sự kiện, với một chủ đề rất quan trọng cho tất cả những người làm sự kiện, nhà tổ chức, các bạn sinh viên chuyên ngành sự kiện và những ai đang và sắp tiếp xúc đến lĩnh vực này. Để lập kế hoạch cho chương trình, sự kiện thì việc khảo sát, lên ý tưởng, dự trù kinh phí, nguồn nhân lực, trang thiết bị thôi vẫn chưa đủ mà bên cạnh đó bạn phải thật sự lưu ý đến các vấn đề rủi ro có thể gặp phải.

✅ CÁC RỦI RO THƯỜNG GẶP TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ BIỆN PHÁP PHÒNG TRÁNH

1. Các Sự Cố Liên Quan Đến Thiết Bị

Để vận hành một chương trình, sự kiện sẽ cần nhiều các trang thiết bị khác nhau và tuỳ thuộc vào tính chất, chủ đề của sự kiện mà các thiết bị, linh kiện cũng sẽ phong phú và thật khó để nêu tên đầy đủ trong bài viết này. Vì thế, Hoàng Sa Việt sẽ chia thành 2 nhóm thiết bị sự kiện để bạn đọc có thể dàng nắm bắt và hình dung rõ hơn.

Thiết bị sự kiện có động cơ
Thiết bị sự kiện có động cơ là những trang thiết bị có tính năng chuyển hóa từ một năng lượng tự nhiên hoặc nhân tạo thành động năng như: thiết bị âm thanh ánh sáng, màn hình led, thiết bị hiệu ứng (máy phun lửa, phun khói, phun sương,..)..vv
Vậy những rủi ro có thể gặp phải với nhóm thiết bị này chủ yếu sẽ liên quan đến hệ thống điện.

Biện Pháp Phòng Tránh
Nếu có thể hãy đấu một tủ điện dự phòng để khi có sự cố mất điện vẫn có thể duy trì được thêm vài phút đến khi kỹ thuật điện chính đã được xử lý ổn định.
Còn đối với hệ thống màn hình LED thì bạn cần có 1 máy tính hoặc laptop đủ khoẻ để tránh tình trạng treo máy, sập nguồn, thêm vào đó là 1 vài laptop sẵn sàng để dự phòng cho những sự cố không mong muốn.
Những rủi ro về an toàn sẽ càng dễ xảy ra và khó giải quyết hơn trong những sự kiện ngoài trời, đặc biệt là khi gặp phải mưa bão. Mặc dù, chúng ta có những thiết bị đặc thù dành cho sự kiện outdoor, tuy nhiên đối với các đường điện thì vẫn có nguy cơ gặp vấn đề khi gặp nước. Vì vậy, hãy chuẩn bị sẵn bộ “te”, để tránh bị điện giật.

Thiết bị sự kiện không động cơ
Ngược lại với nhóm thiết bị trên thì thiết bị không động cơ sẽ bao gồm những vật dụng, phụ kiện, trang thiết bị như: bàn, ghế, khăn trải bàn, thảm, dù, lều, mái che, khung, đồ dùng trang trí,...vv
Đối với các trang thiết bị này hãy kiểm tra số lượng trước và sau sự kiện để tránh thất thoát, kiểm tra độ chắc chắn, màu sắc, cũ mới và nên chuẩn bị nhiều hơn số lượng bạn đầu để dự phòng khi có phát sinh thêm hoặc hư hỏng trong quá trình sự kiện diễn ra.

2. Thời Tiết

Tất nhiên người làm sự kiện, nhà tổ chức phải xem trước dự báo thời tiết cho ngày diễn ra sự kiện để tránh giảm không khí bữa tiệc, tránh gây cảm giác khó chịu, bất tiện cho khách mời.
Đối với chương trình trong nhà thì chỉ gây ảnh hưởng khi khách ra về hoặc giảm số lượng người tham dự. Nhưng đối với những chương trình sự kiện ngoài trời thì đây là một vấn đề bạn cần phải luôn luôn có biện pháp dự phòng vì không những ảnh hướng đến tiến độ chương trình mà đôi khi còn xảy ra lỗi với hệ thống điện và gây nguy hiểm.

Biện Pháp Phòng Tránh
Chúng ta cần phải xem trước dự báo thời tiết đế lên phương án phù hợp và an toàn nhất, tránh gây ra tình trạng hỗn loạn cho khách tham dự cũng như gây khó khăn hơn cho cả ekip tổ chức. Đảm bảo các mái che, nhà bạt hay không gian để che nắng, che mưa có thể sử dụng tốt.

3. Vấn Đề Phát Sinh Từ Con Người

Một sự kiện lớn hoặc có các nhân vật, ngôi sao lớn tham dự thì việc có nhiều người xâm nhập là hoàn toàn dễ xảy ra. Tệ hơn nếu xảy ra trộm cướp, mất cắp hoặc có một ý đồ gì khác thì việc kiểm soát là hết sức khó khăn vì chúng ta sẽ không có thông tin của những vị khách đó, cho dù có kiểm tra camera giám sát thì cũng rất khó để truy tìm được.
Ngoài ra còn các vấn đề phát sinh khác cũng làm người tổ chức sự kiện khá đau đầu như: Quá đông trẻ em, khách gây rối hành động mất kiểm soát, trẻ em bị lạc,...

Biện Pháp Phòng Tránh:
- Xây dựng hệ thống loa phát thanh để tìm trẻ lạc
- Luôn nhắc nhở các phụ huynh trông con cẩn thận
- Các khu vực có điện phải được khoá lại và có người giám sát
- Các thiết bị kỹ thuật, khu vực trưng bày cần được đặt xa tầm với của trẻ
- Chia sự kiện thành các khu và điều phối nhân viên tổ chức sự kiện phải quản lý và giám sát trong suốt sự kiện.

4. Tiến Độ Của Chương Trình

Tiến độ công việc bị chậm, không theo kịp thời gian dự tính cũng là 1 trong các rủi ro dễ gặp nhất ở các sự kiện. Chỉ cần 1 hạng mục bị trật nhịp thì đã có thể kéo theo những hạng mục liên quan đó và gây ra tình trạng như trễ thời gian bàn giao, không kịp lịch tổng duyệt hay chất lượng hạng mục không đạt.

Hãy khắc phục với một mẹo như sau:
Chia sự kiện thành các khu và điều phối nhân viên tổ chức sự kiện phải quản lý và giám sát trong suốt sự kiện. Linh hoạt các tiết mục nếu xảy ra tình trạng trễ thời lượng chương trình.

5. Thực Phẩm & Rủi Ro Trong Y Tế

Chắc chắn rằng bạn không muốn chạm đến sự cố về sức khoẻ của những người có mặt, tham dự sự kiện đúng không. Vậy nên, nếu là chương trình có phục vụ ăn, uống thì phải đảm bảo tốt về an toàn thực phẩm, chuẩn bị sẵn các dụng cụ y tế cơ bản và người tổ chức sự kiện nên trang bị cho mình khả năng sơ cứu để phòng khi có tình huống xấu xảy ra.

✅ ĐƠN VỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN LÂU NĂM VÀ UY TÍN

Bạn có biết ngoài những biện pháp phòng tránh trên thì việc lựa chọn đơn vị đồng hành để tổ chức sự kiện cũng rất quan trọng đấy nhé!
Vì dù sao những đơn vị uy tín và lâu năm trong lĩnh vực này đều có kinh nghiệm tổ chức sự kiện phong phú và giảm rủi ro xuống mức thấp nhất cho chương trình.

Công ty Hoàng Sa Việt là một trong những đơn vị tổ chức sự kiện và cho thuê thiết bị sự kiện uy tín, chất lượng nhất hiện nay. Với 10 năm kinh nghiệm trên thị trường, Hoàng Sa Việt không những được biết đến là nhà cung cấp lớn về thiết bị sự kiện mà còn có đội ngũ hơn 70 nhân viên đang làm việc tại các chi nhánh, thành phố lớn như Hà Nội, TP.HCM, & Phú Quốc. Hoàng Sa Việt không chỉ phát triển về mảng tổ chức sự kiện, cho thuê thiết bị mà chúng tôi còn đa dạng hoá các dịch vụ và cung cấp các sản phẩm mới đến thị trường Việt Nam như:
- Khung Truss
- Nhà lều xếp di động
- Ô, dù, lều cắm trại

Tham khảo sản phẩm nhà lắp ghép và xe bán hàng lưu động.
-Tham khảo mẫu nhà lắp ghép hiện đại, giá cực hấp dẫn:
https://hoangsaviet.vn/nha-lap-ghep
- Tham khảo mẫu xe bán hàng lưu động đẹp, giá rẻ:
https://hoangsaviet.vn/xe-ban-hang-luu-dong-dep