Các Bước Quan Trọng Trong Tổ Chức Lễ Kỷ Niệm

Tổ chức lễ kỷ niệm thành lập là một sự kiện khó làm nhất, bởi lễ kỷ niệm là một sự kiện tóm tắt quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp. Sự kiện phải tóm lược được những chặng đường hình thành và phát triển của doanh nghiệp. Nhằm mang đến những thông điệp tốt đẹp cho người tham dự. Chính vì vậy công việc tổ chức đòi hỏi sự chuẩn bị một kế hoạch phải rất kỹ lưỡng.

Công tác tổ chức lễ kỷ niệm đòi hỏi sự phối hợp ăn ý giữa ban giám đốc công ty, nhân sự chủ chốt và đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Hoàng Sa Việt Media là đơn vị có 10 năm kinh nghiệm trong ngành sự kiện, chúng tôi xin chia sẻ với quý vị những công việc cần thực hiện trước khi tổ chức một lễ kỷ niệm cho doanh nghiệp mình.

1. Chọn địa điểm tổ chức lễ kỷ niệm

Thông thường nếu doanh nghiệp có mặt bằng đủ rộng. Các điều kiện đón tiếp khách phù hợp, thì tổ chức lễ kỷ niệm tại trụ sở của doanh nghiệp cũng là một lựa chọn tốt nhất. Trong trường hợp điều kiện mặt bằng tại cơ sở của doanh nghiệp không đảm bảo. Thì bắt buộc phải lựa chọn các nhà hàng khách sạn, các trung tâm tổ chức sự kiện. Trước khi tìm kiếm các địa điểm phù hợp. Chúng Ta cần quan tâm những yếu tố sau đây:

• Sự kiện có bao nhiêu người tham dự?, quy mô của sự kiện như thế nào?
• Sự kiện tổ chức với nội dung thế nào? Trang trí ra làm sao?
• Sự kiện diễn ra ngoài trời hay trong nhà là phù hợp?
• Yếu tố về thời tiết trong giai đoạn tổ chức?
• Yếu tố giao thông, đối tượng khách mời sẽ di chuyển như thế nào đến sự kiện?

Như vậy, sau khi đã xác định được số người tham dự, và nội dung công việc, công tác trang trí sự kiện, chúng ta sẽ có thể xác định được địa điểm sao cho phù hợp với 5 yếu tố nêu trên. Từ đó có thể khoanh vùng những địa điểm phù hợp nhất. Để có thể giữ chỗ cho mình theo đúng thời gian mong muốn, công ty phải đặt cọc trước từ một tháng trở lên. Đặc biệt tại những nơi nổi tiếng, khách sạn hạng sang. Việc liên hệ đặt trước cũng giúp công ty chủ động hơn khi có sự thay đổi ví dụ như hoãn hoặc hủy chương trình.

2. Chọn thời gian tổ chức

Thời gian tổ chức lễ kỷ niệm đã được lên từ trước rất lâu theo đúng ngày thành lập doanh nghiệp hoặc lựa chọn một mốc thời gian nào đó là bước khởi đầu quan trọng; hoặc vào một ngày đẹp lân cận đấy. Để chọn lựa được thời gian tổ chức, nhiều công ty phải xem ngày đẹp theo lịch vạn sự; và chọn ngày đẹp đó trên thực tế để phù hợp với khách mời tham dự.

Thời gian tổ chức nên vào sáng chiều thứ bảy hoặc tối thứ sáu. Thời điểm này không ảnh hưởng đến công việc của khách mời và công ty. Mà lại không lây sang ngày chủ nhật. Ngày nghỉ ngơi thư giãn của mọi người.

3. Tổ chức lễ kỷ niệm, Kịch bản là khâu quan trọng nhất

Kịch bản lễ kỷ niệm phải là sự phối hợp của nhiều người. Trong đó người chủ doanh nghiệp là người đưa ra yêu cầu. Đơn vị tổ chức sự kiện phối hợp với nhân sự của công ty để thực hiện ý tưởng đó.

Kịch bản tổ chức lễ kỷ niệm là bước quan trọng nhất. Kịch bản giống như một thước phim cần duyệt trước khi mang ra trình chiếu trước công chúng. Kích bản phải mô tả chi tiết diễn biến của buổi lễ. Các nghi thức, hình ảnh, thiết kế, khâu trang trí, ánh sáng, âm thanh theo một dòng chạy liền mạch...

Từ đó ekip tổ chức sớm phát hiện ra những lỗ hổng dẫn đến sự hỗn loạn và thiếu mạch lạc.
Kịch bản sau khi hoàn thành nên có sự kiểm duyệt của người quản lý và thông qua bởi ban lãnh đạo công ty. Để vừa thống nhất lại vừa chuẩn xác với thông điệp mà lãnh đạo cần truyền tải.

4. Chuẩn bị nhân sự tổ chức lễ kỷ niệm

Nhân sự tổ chức lễ kỷ niệm có thể là 100% nhân sự của chính doanh nghiệp đó, như vậy thì sẽ có sự chủ động, tiết kiệm chi phí hơn là thuê một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Tuy nhiên khi sử dụng nhân sự của doanh nghiệp thường có nhiều hạn chế về chuyên môn. Công tác tổ chức thiếu mạch lạc, rất dễ phát sinh những sự cố nhỏ bởi kinh nghiệm người tổ chức không đủ nhiều để phát hiện ra những thiếu sót. Như vậy với những sự kiện mang tính chất quy mô lớn, quý khách nên cân đối sử dụng một ekip chuyên nghiệp thì việc tổ chức trở nên nhẹ nhàng hơn rất nhiều. Đơn vị tổ chức sự kiện sẽ triển khai ý tưởng và mong muốn của doanh nghiệp một cách mạch lạc và chuyên nghiệp. Thông điệp của buổi lễ trở nên trang trọng và hấp dẫn, gây ấn tượng tốt đẹp đối với khách tham dự.

5. Chạy thử chương trình và tiến hành

Sau khi hoàn tất tất cả các khâu. Công tác chạy thử chương trình và tổng duyệt nhất định phải thực hiện trước khi sự kiện diễn ra ít nhất 3h. Để xem sự chuẩn bị có còn gì thiếu sót và sớm khắc phục. Sự kiện cần có một tổng quản lý (Đạo diễn) để quan sát tất cả diễn biến sẽ diễn ra trong buổi lễ. Người quản lý chương trình có thể xem công tác tổ chức đã đạt tiêu chuẩn chưa? Có gặp trục trặc gì hay không? Nhân sự đã thông suốt chưa để kịp thời chỉnh đốn lại. Cuối cùng khi đến thời điểm, sẽ cho tiết hành buổi lễ.

Trên đây là những thông tin cơ bản liên quan đến các bước cần chuẩn bị để tổ chức một sự kiện lễ kỷ niệm hoàn hảo nhất. Quý khách có nhu cầu thêm thông tin chi tiết Hoàng Sa Việt Media sẽ gửi đến khách hàng khi sử dụng dịch vụ của chúng tôi.

Quý khách xin liên hệ với chúng Tôi để được tư vấn thêm theo số Hotline: 0938.235.539