Tổ chức sự kiện tại Long An

Long An là tỉnh nằm trong vùng kinh tế trọng điểm thuộc miền Nam Việt Nam. Tỉnh Long An có 15 đơn vị hành chính trực thuộc, bao gồm các huyện: Đức Huệ, Đức Hòa, Bến Lức, Cần Đước, Cần Giuộc, Thủ Thừa, Tân Trụ, Châu Thành, Thạnh Hóa, Tân Thạnh, Mộc Hóa, Vĩnh Hưng, Tân Hưng, thị xã Kiến Tường và thành phố Tân An. Long An là tỉnh miền Tây duy nhất nối liền cửa ngõ với thành phố Hồ Chí Minh có tốc độ phát triển kinh tế mạnh mẽ. Đi cùng với sự phát triển đó là nhu cầu tổ chức sự kiện cũng ngày càng tăng cao. Nhằm đáp ứng tốt nhu cầu thị trường, Hoàng Sa Việt đã quyết định lựa chọn Long An là một trong những tỉnh mũi nhọn để tập trung phát triển mảng cho thuê thiết bị sự kiện.

Long An là tỉnh có tốc độ phát triển về kinh tế văn hóa đáng kinh ngạc trong những năm gần đây; Hầu hết các doanh nghiệp, công ty tập trung tại Long An, đem đến cơ hội phát triển mạnh trong ngành tổ chức sự kiện và thiết bị sự kiện. Vì vậy mà số lượng sự kiện được tổ chức tại đây càng tăng. Nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của tỉnh Long An, Hoàng Sa Việt không ngừng mở rộng mạng lưới tổ chức của mình để mang tới cho tỉnh Long An những trải nghiệm tổ chức sự kiện hoàn hảo nhất với mức chi phí tiết kiệm nhất.

✅ Tiềm năng phát triển ngành sự kiện tại Long An

Long An nằm trong vùng Đồng Bằng Sông Cửu Long, giáp ranh với: TP. Hồ Chí Minh, Đồng Tháp, Tiền Giang, Tây Ninh. Là tỉnh được thiên nhiên ưu ái ban tặng hai con sông nổi tiếng Vàm Cỏ Đông và Vàm Cỏ Tây mang phù sa bồi đắp. Ngành du lịch nơi đây đang ngày càng khởi sắc; Những vườn trái cây trĩu quả quanh năm, những cánh đồng lúa bạt ngàn, hệ sinh thái động thực vật đa dạng; Tất cả tạo nên một bức tranh Long An yên bình và mát dịu. Bên cạnh đó, UBND tỉnh đang định hướng Long An phát triển thành vùng kinh tế công nghệ cao. Với những tiềm năng và lợi thế có được, chúng ta có thể tin tưởng rằng, Long An sẽ phát triển không ngừng trong tương lai.

Điều này đồng nghĩa với việc các doanh nghiệp, sản phẩm, dịch vụ cũng không ngừng tăng lên, từ đó các sự kiện cũng tăng lên theo tỉ lệ thuận. Các sự kiện có thể được kể tới như: Ra mắt khu du lịch mới, khai trương doanh nghiệp, lễ tri ân khách hàng, biểu diễn ca nhạc, lễ hội ẩm thực, lễ động thổ, tiệc tất niên - tân niên… Long An đang được coi là “Miền đất hứa” cho những đơn vị, công ty làm trong ngành sự kiện.

✅ Dịch vụ cho thuê thiết bị sự kiện tại Long An

Một sự kiện thành công thì khâu chuẩn bị được xem là quan trọng nhất. Từ việc lựa chọn đơn vị setup sân khấu, thiết bị như thế nào, chi phí ra sao,... Công tác chuẩn bị càng kỹ thì sai sót khi chạy chương trình càng ít. Và chúng tôi hiểu rằng, hệ thống sân khấu chính là tâm điểm, là phần hồn của một chương trình; Vậy nên chất lượng thiết bị phải được kiểm tra rất chặt chẽ, cũng như thực hiện bảo hành định kỳ để đảm bảo không có bất kỳ lỗi nào xảy ra khi chạy chương trình.

Hoàng Sa Việt được biết tới là công ty cho thuê thiết bị sự kiện có tiếng tại TP. Hồ Chí Minh và các tỉnh phía Nam với hơn 10 năm kinh nghiệm. Lợi thế của Hoàng Sa Việt là có sẵn số lượng lớn thiết bị hiện đại, có khả năng phục vụ những sự kiện quy mô lên tới hàng nghìn người. Đặc biệt, Chúng tôi có chi nhánh tại Bến Lức - Long An, sẽ giúp Quý khách tiết kiệm được chi phí vận chuyển.

Danh sách thiết bị bao gồm:

• Cho thuê hệ thống âm thanh ánh sáng
• Cho thuê màn hình LED
• Cho thuê sân khấu di động
• Cho thuê backdrop (phông nền)
• Cho thuê nhà bạt
• Cho thuê bàn ghế, dù che, thảm trải sàn,...

Chương trình báo giá cho thuê thiết bị tổ chức sự kiện tại Long An (Tự Động)

Chúng tôi phục vụ đa dạng các kiểu sự kiện: Lễ ra mắt sản phẩm, Hội nghị - Hội thảo, Lễ kỷ niệm thành lập, Lễ khai trương - Khánh thành, Lễ khởi công - Động thổ, Lễ Tân niên - Tất niên, Chương trình biểu diễn ca nhạc,....

May mắn hơn nữa, Hoàng Sa Việt đã có cơ hội hợp tác với nhiều doanh nghiệp lớn trên phạm vi toàn quốc, điển hình như: Tập đoàn Thế Giới Di Động, Vietnam Airlines, Vsip, Tập đoàn Intel, Vinschool, Becamex Bình Dương, Trung tâm văn hóa tỉnh Bình Phước, Các trường đại học trên địa bàn TP.Hồ Chí Minh (ĐH Bách Khoa, ĐH Y Dược, ĐH FPT,...),...

✅ Dịch vụ tổ chức sự kiện tại Long An

Hoàng Sa Việt là công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, được thành lập và hoạt động hơn 10 năm và nhận được sự tin tưởng của khách hàng, từ khách hàng cá nhân tới các khách hàng doanh nghiệp lớn. Với đội ngũ nhân viên trẻ, chuyên môn cao và năng động; Chúng tôi tự tin sẽ đáp ứng tốt mọi nhu cầu tổ chức sự kiện ở Long An cũng như các tỉnh ở khu nhiều thành phố, tỉnh thành ở miền Nam.

Hoàng Sa Việt cung cấp đa dạng các loại hình sự kiện bao gồm:

• Tổ chức lễ khai trương khánh thành
• Tổ chức lễ khởi công động thổ
• Tổ chức tiệc tân niên tất niên
• Tổ chức lễ ra mắt sản phẩm
• Tổ chức chương trình hội nghị hội thảo
• Tổ chức lễ kỷ niệm thành lập
• Tổ chức tiệc cưới
• Tổ chức các loại sự kiện, tiệc khác theo yêu cầu của khách hàng,...

✅ Các bước thực hiện tổ chức sự kiện tại Long An

✔ Giai đoạn trước khi diễn ra sự kiện

Bước 1: Nghiên cứu thông tin chi tiết về sự kiện

Sau khi nhận thông tin từ Brief hay (Request for proposal) từ khách hàng thì bước tiếp theo là nghiên cứu, phân tích kỹ thông tin về sự kiện sẽ giúp Chúng Tôi lên một kế hoạch thật kỹ lưỡng, hoàn hảo và chi tiết nhất cho quý khách. Đối với bất cứ sự kiện nào từ Hội nghị - Hội thảo, Tri ân khách hàng, Kỷ niệm thành lập, Ra mắt sản phẩm, Tất niên - Tân niên,... thì người tổ chức sự kiện cần phải nắm rõ các thông tin sau:

• Lý do tổ chức sự kiện
• Xác định rõ mục đích, thông điệp sự kiện muốn truyền tải
• Ngân sách tổ chức sự kiện
• Địa điểm tổ chức ở đâu
• Xác định đối tượng khách mời tham gia và số lượng cụ thể
• Thực hiện truyền thông, quảng bá PR cho sự kiện để thu hút khách hàng tham dự
• Các yêu cầu khác cho đơn vị event,...

Bước 2: Sáng tạo concept (Ý tưởng) và Theme (Chủ đề)

Concept là ý tưởng chủ đạo của một sự kiện, được ví như là “Linh hồn của event”, vì vậy bước này có vai trò rất quan trọng bởi có chủ đề rõ ràng thì từ đó mới có cơ sở để thực hiện tất cả các bước còn lại một cách thống nhất.

Sau khi đã có concept, đơn vị event sẽ phát triển được Theme (Chủ đề sự kiện) và những yếu tố về phần nhìn như thiết kế backdrop, thiết kế và trang trí sân khấu/ không gian, bàn ghế, các hoạt động giao lưu/ văn nghệ giải trí,... sao cho phù hợp với concept đã đưa ra trước đó. Nếu nói Concept là linh hồn thì Theme là “Diện mạo” của Event, bởi Thêm chi phối toàn bộ nội dung và hoạt động của Event.

Để đưa ra được Concept và Theme tốt nhất cho khách hàng, thì đội ngũ event Hoàng Sa Việt luôn phải thực hiện bước Brainstorm (Nghĩa là: Cùng ngồi lại với nhau tranh luận và phát triển ý tưởng về concept và theme). Dựa trên cơ sở các thông tin về đặc điểm sản phẩm, thông điệp sản phẩm, văn hóa và hành vi của khách hàng, mục tiêu truyền thông, đối tượng khách hàng muốn hướng tới,...

Bước 3: Lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Từ concept, Chúng tôi sẽ phát triển ra nhiều ý tưởng (idea) và lựa chọn ra những idea tốt nhất, có khả thi thực hiện để từ đó phác thảo kế hoạch (Proposal). Một proposal phải có đầy đủ: Ý tưởng, mục tiêu, nội dung chương trình, timeline chương trình, thiết bị cần thiết (Backdrop, banner, âm thanh ánh sáng, màn hình led,...), nguồn nhân sự (MC, PG, lễ tân, vũ đoàn,...), kế hoạch truyền thông, các phương án dự phòng và quản lý rủi ro, cách đo lường hiệu quả của sự kiện.

Thông thường ở bước này phải có thiết kế đi kèm để khách hàng mường tượng rõ “mặt mũi” của chương trình. Thiết kế phải có: Phối cảnh sân khấu, backdrop, tờ rơi, vé mời, băng rôn,... Càng đầu tư cho phần thiết kế thì proposal càng dễ hình dung và dễ lấy được lòng khách hàng.

Bước 4: Thuyết trình kế hoạch (Proposal Presentation)

Sau khi chuẩn bị hết mọi thứ ở các bước trên, Chúng tôi bắt đầu gặp khách hàng và thuyết trình về kế hoạch. Thông qua việc thuyết trình, khách hàng sẽ lắng nghe và đánh giá kế hoạch, mức độ khả thi. Nếu kế hoạch đưa ra đáp ứng được mong đợi của khách hàng thì sẽ chuyển qua bước thực hiện chương trình.

✔ Giai đoạn thực hiện sự kiện

• Lễ tân đón khách, check in
• Ổn định chỗ ngồi và ổn định chương trình
• Khai mạc chương trình: MC giới thiệu đại biểu và tiết mục mở màn
• Tổ chức các hoạt động trong sự kiện: Giới thiệu sản phẩm/dịch vụ, gameshow, bốc thăm trúng thưởng, văn nghệ giải trí,...
• Phục vụ ăn uống
• Kết thúc chương trình và tiễn khách, tặng quà cho khách hàng tham dự

✔ Kết thúc chương trình và nghiệm thu

Sau khi chương trình kết thúc, bước đầu tiên mà Hoàng Sa Việt thực hiện đó là liên hệ khách hàng để hỏi cảm nhận của họ về mức độ thành công của sự kiện. Sau đó là đo lường hiệu quả truyền thông mà sự kiện mang lại, từ đó đưa ra đánh giá và rút ra những kinh nghiệm cho các sự kiện lần sau.

Tổng kết tất cả các chi phí liên quan như supplier cung cấp thiết bị sự kiện phần cứng, nhà hàng,... Gửi chi phí cho khách hàng và thực hiện nghiệm thu chương trình.

Ở bài viết trên, Chúng tôi đã gửi tới quý khách hàng các giai đoạn thực hiện một sự kiện chuyên nghiệp của công ty Hoàng Sa Việt. Để được giải đáp thêm nhiều thắc mắc, vui lòng liên hệ tới hotline 0985 999 345 để được giải đáp và tư vấn thêm về dịch vụ tổ chức sự kiện ở tỉnh Long An.