Tổ Chức Khai Trương - Khánh Thành

Công tác chuẩn bị tổ chức lễ khai trương cửa hàng, khánh thành nhà xưởng, công trình xây dựng, nhà máy, bệnh viện, trường học... Là bước khởi đầu cho công việc kinh doanh với một cơ sở mới. Trước đây buổi lễ khai trương khánh thành thường chỉ mang ý nghĩa về mặt tâm linh. Nhưng sau này, ý nghĩa về quảng bá thương hiệu cũng rất được chú trọng. Vì vậy công việc tổ chức lễ khai trương khánh thành sẽ đòi hỏi công tác chuẩn bị kỹ hơn, có thể làm mất nhiều thời gian hơn.

Hoàng Sa Việt là một doanh nghiệp đã hoạt động trong ngành tổ chức sự kiện hơn 10 năm, chúng tôi hiểu rõ công tác tổ chức lễ khai trương khánh thành là một công việc hết sức quan trọng. Vì vậy ở bài viết dưới đây, chúng tôi xin chia sẻ tới quý vị quy trình chuẩn bị tổ chức sự kiện khai trương khánh thành đạt hiệu quả cao nhất.

Khánh thành nhà máy Viettruss sản xuất thiết bị sự kiện (Nguồn: Hoàng Sa Việt)

✅ Xây dựng ý tưởng chủ đạo, kịch bản lễ khai trương khánh thành

Mục tiêu của lễ khai trương khánh thành luôn là thông điệp về thương hiệu, sản phẩm và được xem là một cột mốc đáng nhớ, đánh dấu sự khởi đầu mới. Cho nên ý tưởng chủ đạo thường xoay quanh vấn đề về nhận diện, phát triển thương hiệu.

Thương hiệu chắc chắn đã được quý khách hàng xây dựng trước đó, vì vậy công tác tổ chức lễ khai trương khánh thành chỉ cần làm nổi bật thương hiệu lên mà thôi. Chúng ta dễ dàng thấy, trong một cửa hàng kinh doanh có rất nhiều sản phẩm cần truyền thông điệp. Tuy nhiên sẽ có những sản phẩm chủ đạo sẽ được quý khách hàng lựa chọn để lồng ghép vào trong kịch bản cùng với thông điệp, thiết kế logo, những câu slogan ấn tượng, đồng thời được trang trí ở nhiều nơi để hấp dẫn khách tham dự. Ngoài ra, trong kịch bản, quý khách hàng có thể sử dụng nhiều câu dẫn dắt được lặp lại nhiều lần để từ đó sản phẩm, hay địa chỉ sản phẩm, hoặc tính năng đặc biệt của sản phẩm sẽ in dấu ấn sâu đậm lên người nghe.

Kịch bản là bản phác thảo hình ảnh để mọi người hình dung được dòng chảy của sự kiện: Sự kiện diễn ra ở đâu? như thế nào? thời gian cụ thể ra sao và có những ai đến tham dự... Kịch bản càng chi tiết thì công tác chuẩn bị càng chu đáo hơn, từ đó sẽ giảm thiểu được nhiều thiếu sót trong tổ chức sự kiện. Dưới đây là một vài lưu ý khi viết kịch bản tổ chức lễ khai trương, khánh thành:

• Thông điệp thương hiệu, màu sắc chủ đạo, logo, slogan
• Sắm lễ cúng khai trương
• Thiết kế thiệp mời
• Công tác truyền thông (Sử dụng kiểu truyền thống và truyền thông online)
• Quà tặng khai trương
• Timeline cho chương trình (Phân bổ thời gian cụ thể từ khi đón khách đến khi kết thúc)
• Công tác đón khách
• Nhân sự thực hiện
• Trang thiết bị cần dùng (xem tiếp phần dưới)

✅ Chuẩn bị thiết bị tổ chức sự kiện khai trương khánh thành

Tổ chức lễ khai trương khánh thành cần rất nhiều hạng mục, tùy vào quy mô của mỗi sự kiện mà quý khách có thể lựa chọn những thiết bị cần thiết và phù hợp nhất.

KHU VỰC CHÍNH TỔ CHỨC LỄ KHAI TRƯƠNG - KHÁNH THÀNH

• Hệ thống âm thanh cho sự kiện khai trương, khánh thành Xem chi tiết

• Hệ thống ánh sáng cho sự kiện khai trương, khánh thành Xem chi tiết

• Background chủ đề chương trình (backdrop, LED screen) Xem chi tiết

• Sân khấu chính cho chương trình Xem chi tiết

• Nhà bạt (nếu sự kiện làm ngoài trời) Xem chi tiết

• Bàn ghế dành cho đại biểu Xem chi tiết

• Bàn ghế dành cho đại biểu VIP Xem chi tiết

• Trang trí không gian sự kiện (trang trí nhà bạt, tiểu cảnh, cờ phướn, banner, bóng bay, khí cầu...) Xem chi tiết

• Pallet dùng đề lót sàn nếu mặt sàn không đẹp Xem chi tiết

• Thảm trải sàn và trải lối đi Xem chi tiết

• Bục phát biểu có hoa tươi và có logo nhận diện thương hiệu Xem chi tiết

• Pháo kim tuyến hoặc máy hiệu ứng (pháo lửa..) Xem chi tiết

• Rượu champagne cho khoảnh khắc khai trương, khánh thành Xem chi tiết

• Bộ nghi thức sự kiện (băng khai trương, khánh thành...) Xem chi tiết

• Tiệc trà, teabreak đón khách vào buổi sáng

• Tiệc mặn chiêu đãi khách (nếu có)

KHU VỰC CỔNG CHÀO ĐÓN KHÁCH

• Trang trí decor cổng chào đón khách Xem chi tiết

• Bàn lễ tân đón khách Xem chi tiết

• Dù che cho lễ tân đón khách Xem chi tiết

• Hoa cài áo Xem chi tiết

• Thảm trải lối đi Xem chi tiết

• Trụ barier dẫn đường vào trung tâm sự kiện Xem chi tiết

KHU VỰC CHỤP HÌNH LƯU NIỆM (PHOTO BOOTH)

• Background dành cho chụp hình lưu niệm Lễ khai trương - khánh thành Xem chi tiết

• Sàn đứng chụp hình (sàn photo booth) Xem chi tiết

• Ánh sáng hỗ trợ quay phim, chụp hình (nếu cần) Xem chi tiết

• Trang trí không gian sự kiện khai trương, khánh thành: Xem chi tiết

✅ Chuẩn bị nhân sự và các tiết mục văn nghệ

• MC dẫn chương trình sự kiện khai trương, khánh thành chuyên nghiệp

• Tiết mục múa chào mừng mở màn cho sự kiện khai trương, khánh thành Xem chi tiết

• Ca sĩ phục vụ cho sự kiện Xem chi tiết

• Đội lân sư rồng tạo không khí vui nhộn và thu hút khách Xem chi tiết

• PG và đội nhân sự lễ tân đón khách Xem chi tiết

• Đội ngũ quay phim chụp hình

• Đội ngũ bảo vệ, giữ xe, an ninh, trật tự...

✅ Giám sát và chạy chương trình khai trương khánh thành

Khi mọi việc đã được chuẩn bị chu đáo, thì việc chạy chương trình lễ khai trương khánh thành cần có một người quản lý giám sát chính. Đây chính là người quan trọng nhất cho buổi tiệc. Người quản lý sẽ là người theo dõi diễn biến sự kiện theo từng giây phút. Trong đó họ có thể điều phối những nhân sự khác nhằm phục vụ cho chương trình được diễn ra một cách chuyên nghiệp.

Ví dụ: Khi giám đốc chuẩn bị lên phát biểu, nếu có bục phát biểu thì cần có 2 người phụ trách bê bục phát biểu ra một vị trí đã được định trước đó. Trong trường hợp phối hợp không nhịp nhàng thì hình ảnh chương trình sẽ bị lập cập và mất chuyên nghiệp.

Khi đã có một người tổng giám sát chương trình, thì người đó sẽ phân công nghiệp vụ cho những thành viên khác trong ban tổ chức để đảm nhiệm các công việc khác như: Phần ăn uống, phần trang trí, phần văn nghệ, tiếp khách, hoặc phụ trách xử lý những vấn đề phát sinh.

✅ Nên lựa chọn đơn vị nào để tổ chức khai trương khánh thành?

Sự kiện khai trương khánh thành là bộ mặt thương hiệu, là chất lượng, uy tín của thương hiệu, tác động lên tâm lý và lòng tin của khách hàng.

Hiện nay, các đơn vị tổ chức sự kiện phát triển khắp nơi giúp cho quý khách hàng có nhiều sự lựa chọn hơn, tham khảo, so sánh giữa các đơn vị với nhau, chất lượng dịch vụ cũng có sự chênh lệch. Chính vì vậy đòi hỏi quý khách hàng phải tham khảo thật kỹ lưỡng hoặc lựa chọn những đơn vị uy tín để đảm bảo chất lượng sự kiện tổ chức.

Với kinh nghiệm hơn 10 năm trong ngành sự kiện, lĩnh vực tổ chức và cho thuê thiết bị sự kiện; Công ty Hoàng Sa Việt vinh dự trở thành đơn vị nhận được nhiều sự quan tâm và tin tưởng từ quý khách hàng. Cùng đồng hành trong nhiều năm qua, chúng tôi có các đối tác như: Tập đoạn Intel, Vinschool, Đồng Tâm, Vsip, Vietcombank, Techcombank, Tân Á Đại Thành, Đại học Bách Khoa TP.HCM, Đại học FPT TP.HCM...

Đến với Hoàng Sa Việt, quý khách hàng sẽ được:

• Chúng tôi theo sát sự kiện, từ khâu khảo sát, chuẩn bị đến công tác tổ chức, giám sát.
• Chúng tôi lên kịch bản tổ chức sự kiện một cách khoa học.
• Đội ngũ nhân sự dày dặn kinh nghiệm, khắc phục nhanh nếu có sự cố xảy ra trong quá trình tổ chức.
• Dịch vụ trọn gói, chuyên nghiệp, quý khách hàng không phải mất nhiều thời gian để tìm kiếm những đơn vị khác.
• Song song với tổ chức sự kiện, chúng tôi còn cho thuê thiết bị sự kiện, có thể kế đến như: cho thuê âm thanh ánh sáng, màn hình LED, sân khấu, khung truss, nhà bạt,...

Hoàng Sa Việt chân thành cảm ơn đối tác, quý khách hàng đã tin tưởng dịch vụ của chúng tôi trong suốt thời gian qua. Để biết thêm thông tin chi tiết, quý khách hàng vui lòng liên hệ: 0985.999.345 (Phím 2).