Tổ Chức Lê Khai Trương Khánh Thành ✅

Công tác chuẩn bị tổ chức lễ khai trương cửa hàng, khánh thành nhà xưởng, công trình xây dựng, nhà máy, bệnh viện, trường học... Là bước khởi đầu cho công việc kinh doanh với một cơ sở mới. Tổ chức lễ khai trương, khánh thành còn là một dịp gởi đến khách hàng những thông tin mang tính nhận diện thương hiệu. Trước đây buổi lễ khai trương, khánh thành thường chỉ mang ý nghĩa về mặt tâm linh. Nhưng sau này ngoài ý nghĩa tâm linh. Ý nghĩa về quảng bá thương hiệu cũng cần được chú trọng. Vì vậy công việc tổ chức buổi lễ khai trương, khánh thành sẽ đòi hỏi công tác chuẩn bị kỹ hơn, có thể làm mất nhiều thời gian hơn.

Hoàng Sa Việt Media Là một doanh nghiệp đã hoạt động trong ngành tổ chức sự kiện. Chúng Tôi hiểu rõ công tác tổ chức “Lễ khai trương - Khánh thành là một công việc hết sức quan trọng”. Chúng Tôi mong muốn chia sẻ với quý khách những thông tin cần thiết. Để giúp quý khách có sự chuẩn bị kỹ lưỡng cho một buổi lễ khai trương thật ấn tượng nhằm đạt hiệu quả cao nhất.

✅ Bước 1: Xây dựng ý tưởng chủ đạo, kịch bản chương trình

Vì mục tiêu của lễ khai trương, khánh thành luôn là thông điệp về thương hiệu, sản phẩm. Cho nên ý tưởng chủ đạo là xoay quanh vấn đề về nhận diện thương hiệu. Vấn đề thương hiệu chắc chắn được quý khách xây dựng trước đó. Cho nên công tác tổ chức lễ khai trương, khánh thành cần làm nổi bật nó lên mà thôi. Trong một cửa hành kinh doanh có thể có rất nhiều sản phẩm cần truyền thông điệp. Tuy nhiên chắc chắn quý khách sẽ lựa chọn các sản phẩm chủ đạo để lồng ghép vào trong kịch bản. Để hấp dẫn khách tham dự quý khách cần thiết kế các Logo ấn tượng. Đồng thời trang trí các khẩu hiệu ở nhiều nơi. Trong kịch bản sử dụng nhiều câu dẫn dắt có thể được lặp lại nhiều lần. Từ đó sản phẩm, hay địa chỉ sản phẩm, hoặc tính năng đặc biệt của sản phẩm sẽ in dấu ấn sâu đậm lên người nghe. Đây là những vấn đề cần lưu ý khi xây dựng kịch bản cho chương trình nhằm đạt được hiệu quả truyền thông.

Kịch bản càng chi tiết càng tốt, sẽ giảm thiểu được nhiều thiếu sót trong công tác tổ chức. Kịch bản phải là bản phác thảo hình hảnh để mọi người khi đọc kịch bản sẽ có một dòng chảy sự kiện. Để hình dung ra được sự kiện sẽ diễn ra như thế nào? Từ đó mà có sự chuẩn bị chu đáo. Một vài điểm cần để ý khi viết kịch như sau:

• Thông điệp thương hiệu, màu sắc chủ đạo, logo, slogan
• Sắm lễ cũng khai trương
• Thiết kế thiệp mời
• Công tác truyền thông (sử dụng kiểu truyền thống và truyền thông online)
• Quà tặng khai trương
• Timeline cho chương trình (phân bổ thời gian cụ thể từ khi đón khách đến khi kết thúc)
• Công tác đón khách
• Nhân sự thực hiện
• Trang thiết bị cần dùng (xem tiếp phần dưới)

✅ Bước 2: Chuẩn bị công cụ, dụng cụ cần thiết

Lễ khai trương, khánh thành cần rất nhiều hạng mục, tùy vào quy mô của mỗi sự kiện mà quý khách có thể lựa chọn những thiết bị cần thiết và phù hợp nhất cho sự kiện của mình được liệt kê dưới đây:

KHU VỰC CHÍNH TỔ CHỨC LỄ KHAI TRƯƠNG - KHÁNH THÀNH

• Hệ thống âm thanh cho sự kiện khai trương, khánh thành Xem chi tiết

• Hệ thống ánh sáng cho sự kiện khai trương, khánh thành Xem chi tiết

• Background chủ đề chương trình (backdrop, LED screen) Xem chi tiết

• Sân khấu chính cho chương trình Xem chi tiết

• Nhà bạt (nếu sự kiện làm ngoài trời) Xem chi tiết

• Bàn ghế dành cho đại biểu Xem chi tiết

• Bàn ghế dành cho đại biểu VIP Xem chi tiết

• Trang trí không gian sự kiện (trang trí nhà bạt, tiểu cảnh, cờ phướn, banner, bóng bay, khí cầu...) Xem chi tiết

• Pallet dùng đề lót sàn nếu mặt sàn không đẹp Xem chi tiết

• Thảm trải sàn và trải lối đi Xem chi tiết

• Bục phát biểu có hoa tươi và có logo nhận diện thương hiệu Xem chi tiết

• Pháo kim tuyến hoặc máy hiệu ứng (pháo lửa..) Xem chi tiết

• Rượu champagne cho khoảnh khắc khai trương, khánh thành Xem chi tiết

• Bộ nghi thức sự kiện (băng khai trương, khánh thành...) Xem chi tiết

• Tiệc trà, teabreak đón khách vào buổi sáng

• Tiệc mặn chiêu đãi khách (nếu có)

KHU VỰC CỔNG CHÀO ĐÓN KHÁCH

• Trang trí decor cổng chào đón khách Xem chi tiết

• Bàn lễ tân đón khách Xem chi tiết

• Dù che cho lễ tân đón khách Xem chi tiết

• Hoa cài ào Xem chi tiết

• Thảm trải lối đi Xem chi tiết

• Trụ barier dẫn đường vào trung tâm sự kiện Xem chi tiết

KHU VỰC CHỤP HÌNH LƯU NIỆM (PHOTO BOOTH)

• Background dành cho chụp hình lưu niệm Xem chi tiết

• Sàn đứng chụp hình (sàn photo booth) Xem chi tiết

• Ánh sáng hỗ trợ quay phim, chụp hình (nếu cần) Xem chi tiết

• Trang trí tiểu cảnh khu chụp hình Xem chi tiết

✅ Bước 3: Chuẩn bị nhân sự và các tiết mục văn nghệ

• MC dẫn chương trình sự kiện khai trương, khánh thành chuyên nghiệp Xem chi tiết

• Tiết mục múa chào mừng mở màn cho sự kiện khai trương, khánh thành Xem chi tiết

• Ca sĩ phục vụ cho sự kiện Xem chi tiết

• Đội lân sư rồng tạo không khí vui nhộn và thu hút khách Xem chi tiết

• PG và đội nhân sự lễ tân đón khách Xem chi tiết

• Đội ngũ quay phim chụp hình

• Đội ngũ bảo vệ, giữ xe, an ninh, trật tự...

✅Giám sát và chạy chương trình

Khi mọi việc đã được chuẩn bị chu đáo, thì việc chạy chương trình khai trương, khánh thành cần có một người quản lý giám sát chính. Đây chính là người quan trọng nhất cho buổi tiệc. Người quản lý sẽ là người theo dõi diễn biến sực kiện theo từng giây phút. Trong đó họ có thể điều phối những nhân sự khác nhằm phục vụ cho chương trình được diễn ra một cách chuyên nghiệp.

Ví dụ: Khi giám đốc chuẩn bị lên phát biểu, nếu có bục phát biểu thì cần có 2 người phụ trách bê bục phát biểu ra một vị trí đã được định trước đó. Trong trường hợp phối hợp không nhịp nhàng thì hình ảnh chương trình sẽ bị lập cập và mất chuyên nghiệp.

Khi đã có một người tổng giám sát chương trình, thì người đó sẽ phân công nghiệp vụ cho những thành viên khác trong ban tổ chức để đảm nhiệm các công việc khác như: Phần ăn uống, phần trang trí, phần văn nghệ, tiếp khách, hoặc phụ trách xử lý những vấn đề phát sinh.