Công Tác Chuẩn Bị Tổ Chức Lê Khai Trương, Khánh Thành

Công tác chuẩn bị tổ chức lễ khai trương, khánh thành

Công tác chuẩn bị tổ chức lễ khai trương cửa hàng, khánh thành nhà xưởng, công trình xây dựng, nhà máy, bệnh viện, trường học... Là bước khởi đầu cho công việc kinh doanh với một cơ sở mới. Tổ chức lễ khai trương, khánh thành còn là một dịp gởi đến khách hàng những thông tin mang tính nhận diện thương hiệu. Trước đây buổi lễ khai trương, khánh thành thường chỉ mang ý nghĩa về mặt tâm linh.

Nhưng sau này ngoài ý nghĩa tâm linh. Ý nghĩa về quảng bá thương hiệu cũng cần được chú trọng. Vì vậy công việc tổ chức buổi lễ khai trương, khánh thành sẽ đòi hỏi công tác chuẩn bị kỹ hơn, có thể làm mất nhiều thời gian hơn.

Hoàng Sa Việt Media Là một doanh nghiệp đã hoạt động trong ngành tổ chức sự kiện. Chúng Tôi hiểu rõ công tác tổ chức “Lễ khai trương - Khánh thành cần chuẩn bị những gì”. Chúng Tôi có bổn phận chia sẻ với quý khách những thông tin cần thiết. Để giúp quý khách có sự chuẩn bị kỹ lưỡng cho một buổi lễ khai trương thật ấn tượng nhằm đạt hiệu quả cao nhất.

Bước 1: Xây dựng ý tưởng chủ đạo, kịch bản chương trình khai trương, khánh thành

Vì mục tiêu của lễ khai trương, khánh thành luôn là thông điệp về thương hiệu, sản phẩm. Cho nên ý tưởng chủ đạo là xoay quanh vấn đề về nhận diện thương hiệu. Vấn đề thương hiệu chắc chắn được quý khách xây dựng trước đó. Cho nên công tác tổ chức lễ khai trương, khánh thành cần làm nổi bật nó lên mà thôi. Trong một cửa hành kinh doanh có thể có rất nhiều sản phẩm cần truyền thông điệp. Tuy nhiên chắc chắn quý khách sẽ lựa chọn các sản phẩm chủ đạo để lồng ghép vào trong kịch bản. Để hấp dẫn khách tham dự quý khách cần thiết kế các Logo ấn tượng. Đồng thời trang trí các khẩu hiệu ở nhiều nơi. Trong kịch bản sử dụng nhiều câu dẫn dắt có thể được lặp lại nhiều lần. Từ đó sản phẩm, hay địa chỉ sản phẩm, hoặc tính năng đặc biệt của sản phẩm sẽ in dấu ấn sâu đậm lên người nghe. Đây là những vấn đề cần lưu ý khi xây dựng kịch bản cho chương trình nhằm đạt được hiệu quả truyền thông.

Kịch bản càng chi tiết càng tốt, sẽ giảm thiểu được nhiều thiếu sót trong công tác tổ chức. Kịch bản phải là bản phác thảo hình hảnh để mọi người khi đọc kịch bản sẽ có một dòng chảy sự kiện. Để hình dung ra được sự kiện sẽ diễn ra như thế nào? Từ đó mà có sự chuẩn bị chu đáo. Một vài điểm cần để ý khi viết kịch như sau:

• Thông điệp thương hiệu, màu sắc chủ đạo, logo, slogan
• Sắm lễ cũng khai trương
• Thiết kế thiệp mời
• Công tác truyền thông (sử dụng kiểu truyền thống và truyền thông online)
• Quà tặng khai trương
• Timline cho chương trình
• Công tác đón khách
• Nhân sự thực hiện
• Trang thiết bị cần dùng (xem tiếp phần dưới)

Bước 2: Chuẩn bị công cụ, thiết bị dùng cho tổ chức lễ khai trương, khánh thành.

Lễ khai trương, khánh thành cần rất nhiều hạng mục, tùy vào quy mô của mỗi sự kiện mà quý khách có thể lựa chọn những thiết bị cần thiết và phù hợp nhất cho sự kiện của mình được liệt kê dưới đây:

KHU VỰC CHÍNH TỔ CHỨC LỄ KHAI TRƯƠNG - KHÁNH THÀNH

• Hệ thống âm thanh cho sự kiện khai trương, khánh thành
• Hệ thống ánh sáng cho sự kiện khai trương, khánh thành
• Background chủ đề chương trình (backdrop, LED screen)
• Sân khấu chính cho chương trình
• Nhà bạt (nếu sự kiện làm ngoài trời)
• Bàn ghế dành cho đại biểu
• Bàn ghế dành cho đại biểu VIP
• Trang trí không gian sự kiện (trang trí nhà bạt, tiểu cảnh, cờ phướn, banner, bóng bay, khí cầu...)
• Pallet dùng đề lót sàn nếu mặt sàn không đẹp
• Thảm trải sàn và trải lối đi
• Bục phát biểu có hoa tươi và có logo nhận diện thương hiệu
• Pháo kim tuyến hoặc máy hiệu ứng (pháo lửa..)
• Rượu champagne cho khoảnh khắc khai trương, khánh thành
• Bộ nghi thức sự kiện (băng khai trương, khánh thành...)
• Tiệc trà, teabreak đón khách vào buổi sáng
• Tiệc mặn chiêu đãi khách (nếu có)

KHU VỰC CỔNG CHÀO ĐÓN KHÁCH

• Trang trí decor cổng chào đón khách
• Bàn lễ tân đón khách
• Dù che cho lễ tân đón khách
• Hoa cài ào
• Thảm trải lối đi
• Trụ barier dẫn đường vào trung tâm sự kiện

KHU VỰC CHỤP HÌNH LƯU NIỆM (PHOTO BOOTH)

• Background dành cho chụp hình lưu niệm
• Sàn đứng chụp hình (sàn photo booth)
• Ánh sáng hỗ trợ quay phim, chụp hình (nếu cần)
• Trang trí tiểu cảnh khu chụp hình

Bước 3: Nhân sự, văn nghệ chào mừng lễ khai trương, khánh thành

• MC dẫn chương trình sự kiện khai trương, khánh thành chuyên nghiệp
• Tiết mục múa chào mừng mở màn cho sự kiện khai trương, khánh thành
• Ca sĩ phục vụ cho sự kiện
• Đội lân sư rồng tạo không khí vui nhộn và thu hút khách
• PG và đội nhân sự lễ tân đón khách
• Đội ngũ quay phim chụp hình
• Đội ngũ bảo vệ, giữ xe, an ninh, trật tự...

Trên đây là liệt kê các hạng mục, thiết bị, nhân sự cần thiết cho công tác chuẩn bị một sự kiện khai trương, khánh thành. Quý khách có thể bỏ bớt những thiết bị và công cụ không thiết yếu để bổ xung các thiết bị khách cho phù hợp nhất với sự kiện của mình. Xin cảm ơn quý khách . Là một trong công ty sự kiện chuyên nghiệp. Hoàng Sa Việt Media sẽ mang đến cho quý khách dịch vụ tổ chức khai trương nhà hàng, cửa hàng chất lượng với chi phí cạnh tranh nhất.