Kỷ Niệm Thành Lập

Tổ chức lễ kỷ niệm thành lập là một sự kiện đánh dấu ngày công ty được thành lập, kỷ niệm, là cột mốc cho bước trưởng thành, phát triển của doanh nghiệp.

Để tổ chức lễ niệm thành lập phải hiểu về doanh nghiệp, phải tóm tắt được quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp, sơ lược từng chặng đường, những khó khăn, cơ hội của doanh nghiệp. Chính vì vậy, sự kiện sẽ khó làm nhất nếu đòi hỏi tính chuyên nghiệp cao. Đồng thời, công tác tổ chức lễ kỷ niệm cần có sự chuẩn bị kế hoạch kỹ lưỡng, và phối hợp ăn ý giữa bán giám đốc công ty, nhân sự chủ chốt và đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Hoàng Sa Việt Media là đơn vị có 10 năm kinh nghiệm trong ngành sự kiện, chúng tôi xin chia sẻ với quý vị những công việc cần thực hiện trước khi tổ chức một lễ kỷ niệm cho doanh nghiệp mình.

✅ CHỌN ĐỊA ĐIỂM TỔ CHỨC LỄ KỶ NIỆM

Chương trình hướng dẫn tạo báo giá tổ chức sự kiện Lễ Kỷ Niệm Thành Lập

Thông thường nếu doanh nghiệp có mặt bằng đủ rộng, các điều kiện đón tiếp khách phù hợp, thì tổ chức lễ kỷ niệm tại trụ sở của doanh nghiệp cũng là một lựa chọn tốt nhất. Trong trường hợp điều kiện mặt bằng tại cơ sở của doanh nghiệp không đảm bảo thì bắt buộc phải lựa chọn các nhà hàng khách sạn, các trung tâm tổ chức sự kiện. Trước khi tìm kiếm các địa điểm phù hợp. Chúng Ta cần quan tâm những yếu tố sau đây:

• Sự kiện có bao nhiêu người tham dự? Quy mô của sự kiện như thế nào?

• Sự kiện tổ chức với nội dung thế nào? Trang trí ra làm sao?

• Sự kiện diễn ra ngoài trời hay trong nhà là phù hợp?

• Yếu tố về thời tiết trong giai đoạn tổ chức?

• Yếu tố giao thông, đối tượng khách mời sẽ di chuyển như thế nào đến sự kiện?

Như vậy, sau khi đã xác định được số người tham dự, và nội dung công việc, công tác trang trí sự kiện, chúng ta sẽ có thể xác định được địa điểm sao cho phù hợp với 5 yếu tố nêu trên. Từ đó có thể khoanh vùng những địa điểm phù hợp nhất. Để có thể giữ chỗ cho mình theo đúng thời gian mong muốn, công ty phải đặt cọc trước từ một tháng trở lên, đặc biệt tại những nơi nổi tiếng, khách sạn hạng sang. Việc liên hệ đặt trước cũng giúp công ty chủ động hơn khi có sự thay đổi ví dụ như hoãn hoặc hủy chương trình.

✅ CHỌN THỜI GIAN TỔ CHỨC LỄ KỶ NIỆM

Thời gian tổ chức lễ kỷ niệm đã được lên từ trước rất lâu theo đúng ngày thành lập doanh nghiệp hoặc lựa chọn một mốc thời gian nào đó là bước khởi đầu quan trọng; hoặc vào một ngày đẹp lân cận. Để chọn lựa được thời gian tổ chức, nhiều công ty phải xem ngày đẹp theo lịch vạn sự; và chọn ngày đẹp đó trên thực tế để phù hợp với khách mời tham dự. Thời gian tổ chức nên vào sáng chiều thứ bảy hoặc tối thứ sáu. Thời điểm này không ảnh hưởng đến công việc của khách mời và công ty, mà lại không lây sang ngày chủ nhật - Ngày nghỉ ngơi thư giãn của mọi người.

✅ ƯỚC TÍNH CHI PHÍ TỔ CHỨC LỄ KỶ NIỆM

Trong việc tổ chức một sự kiện thì kinh phí tổ chức là việc quan trọng nhất cần xác định, bởi khi chi phí ra rất nhiều khoản, thì doanh nghiệp cần tập trung vào những hạng mục gì là phù hợp?. Một số hạng mục thường phải chi cho tiệc tât niên chúng Tôi liệt kê dưới đây, tùy theo mức độ ưu tiên mà doanh nghiệp có thể phân bổ nguồn kinh phí cho phù hợp.

• Chi phí thuê địa điểm

• Chi phí trang trí

• Chi phí ăn uống

• Chi phí văn nghệ

• Chi phí quà tặng

✅ CHUẨN BỊ KỊCH BẢN CHO LỄ KỶ NIỆM THÀNH LẬP

Kịch bản lễ kỷ niệm phải là sự phối hợp của nhiều người. Trong đó người chủ doanh nghiệp là người đưa ra yêu cầu. Đơn vị tổ chức sự kiện phối hợp với nhân sự của công ty để thực hiện ý tưởng đó.

Kịch bản tổ chức lễ kỷ niệm là bước quan trọng nhất. Kịch bản giống như một thước phim cần duyệt trước khi mang ra trình chiếu trước công chúng. Kịch bản phải mô tả chi tiết diễn biến của buổi lễ. Các nghi thức, hình ảnh, thiết kế, khâu trang trí, ánh sáng, âm thanh theo một dòng chạy liền mạch... Từ đó ekip tổ chức sớm phát hiện ra những lỗ hổng dẫn đến sự hỗn loạn và thiếu mạch lạc. Kịch bản sau khi hoàn thành nên có sự kiểm duyệt của người quản lý và thông qua bởi ban lãnh đạo công ty. Để vừa thống nhất lại vừa chuẩn xác với thông điệp mà lãnh đạo cần truyền tải. Dưới đây là mẫu kịch bản chương trình Lễ Kỷ Niệm được thiết kế ở mức độ cơ bản.

• ĐÓN TIẾP KHÁCH MỜI

Đón tiếp các khách mời tham dự sự kiện là khâu đầu tiên mà hầu hết các doanh nghiệp đều phải chú trọng khi tiến hành một chương trình sự kiện. Đơn vị tổ chức sự kiện sẽ phối hợp tư vấn và phân chia nhân sự đón tiếp khách mời cũng như sắp xếp vị trí tham dự buổi lễ đối với khách mời quan trọng, tạo nên sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp cũng như buổi lễ.

• TIẾT MỤC MỞ ĐẦU

Chương trình thường được mở đầu bằng một tiết mục biểu diễn nghệ thuật đặc sắc hoặc biểu diễn văn nghệ do chính nhân viên công ty thực hiện. Tiết mục mang ý nghĩa truyền tải thông điệp buổi lễ và cũng là điểm nhấn ấn tượng đối với khách mời tham dự.

• KHAI MẠC CHƯƠNG TRÌNH

Kết thúc tiết mục mở đầu cũng là lúc MC chào đón khách mời và giới thiệu về buổi lễ cùng một số nhân vật quan trọng tham dự. Lựa chọn MC chuyên nghiệp góp phần tạo nên một chương trình thành công và HOÀNG SA VIỆT sẽ là sự lựa chọn hoàn hảo nhất trong việc cung cấp nhân sự chương trình, đem đến sự hài lòng của khách hàng và khách mời chương trình.

• BÀI PHÁT BIỂU CỦA ĐẠI DIỆN CÔNG TY

Bài phát biểu sẽ là sự chia sẻ đầy cảm xúc đến từ ban lãnh đạo, mang trong đó một lời cảm ơn chân thành đến toàn bộ sự đóng góp của cán bộ nhân viên cũng như quý khách hàng, đối tác trong suốt quá trình hoạt động vừa qua. Từ đó, nhấn mạnh vai trò của của lãnh đạo cũng như đội ngũ nhân viên của công ty, doanh nghiệp, đề cao sựu tự hào và mong muốn cống hiến của toàn thể nhân viên cũng như siết chặt mối quan hệ đối tác khách hàng.

Một video ngắn bao quát về hình ảnh hoạt động cũng như một chặng đường đi qua sẽ nâng cao cảm xúc của bài phát biểu, góp phần nâng cao tính đặc sắc, chuyên nghiệp của chương trình.

• TRAO THƯỞNG CÁ NHÂN, TẬP THỂ

Đây là một hoạt động không thể thiếu trong bất kì chương trình kỉ niệm thành lập nào, là một hành động bày tỏ sự biết ơn cũng như đánh giá cao những cống hiến mà nhân viên đã đem đến. Từng món quà phù hợp với từng đối tượng cá nhân, tập thể sẽ là một lời động viên, một ngọn lửa tiếp sức cho hành trình tiếp theo của toàn bộ nhân viên đối sự nghiệp của họ cũng như sự phát triển tương lai của công ty, doanh nghiệp. Bên cạnh những món quà dành cho sự cống hiến của cán bộ nhân viên, sự tri ân đối với những đối tác sẽ giúp gắn kết những mối quan hệ công việc, nâng cao quan hệ hợp tác và gắn bó.

• CHƯƠNG TRÌNH VĂN NGHỆ

Các hoạt động nghệ thuật đi kèm sẽ xóa bỏ không khí nhàm chán, gây hứng thú và ấn tượng đến khách mời tham dự. Chương trình văn nghệ sẽ là điểm nhấn đặc sắc bên cạnh những hoạt động mang tính chất tri ân. Một cuộc thi văn nghệ cây nhà lá vườn giữa đội ngũ nhân viên, xen kẽ những bài biểu diễn mang tính chuyên nghiệp của ca sĩ, nhóm nhảy… sẽ góp phần xây dựng tinh thần đoàn kết cũng như vui tươi, sáng tạo trong công việc. Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp cùng đội ngũ nhân sự biểu diễn đặc sắc sẽ là một điểm nhấn sáng trong chương trình. Với đội ngũ Nhân sự biểu diễn chuyên nghiệp, HOÀNG SA VIỆT cam kết cung cấp cho khách hàng ca sĩ, nhóm nhảy, nhóm nhạc phù hợp ý nghĩa và quy mô chương trình cùng sự phục vụ chuyên nghiệp, chu đáo nhất.

• TRÒ CHƠI MAY MẮN CÙNG KHÁCH HÀNG

Đơn vị tổ chức sự kiện cùng MC đảm nhận kết hợp tư vấn tổ chức những trò chơi, đố vui giữa giờ diễn ra sự kiện, khuấy động không khí chương trình, đem lại sự hài lòng đối với khách mời tham sự bằng những món quà nhỏ, nâng cao tính chuyên nghiệp và ấn tượng của chương trình.

• GỬI LỜI CẢM ƠN VÀ BẾ MẠC BUỔI LỄ

MC sẽ thay mặt quý công ty, doanh nghiệp gửi lời cảm ơn đến khách mời tham dự, tuyên bố bế mạc buổi lễ với mong muốn chương trình đã đem đến những trải nghiệm tuyệt vời nhất. Thể hiện tình cảm và sự trân trọng mà ban lãnh đạo dành cho tập thể nhân viên cũng như khách mời.

✅CÔNG TÁC CHUẨN BỊ NHÂN SỰ CHO LỄ KỶ NIỆM

Nhân sự tổ chức lễ kỷ niệm có thể là nhân sự của chính doanh nghiệp. Như vậy thì sẽ có sự chủ động, tiết kiệm chi phí hơn là thuê một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Tuy nhiên khi sử dụng nhân sự của doanh nghiệp thường có nhiều hạn chế về chuyên môn. Công tác tổ chức thiếu mạch lạc, rất dễ phát sinh những sự cố nhỏ bởi kinh nghiệm người tổ chức không đủ nhiều để phát hiện ra những thiếu sót. Như vậy với những sự kiện mang tính chất quy mô lớn, quý khách nên cân đối sử dụng một ekip chuyên nghiệp thì việc tổ chức trở nên nhẹ nhàng hơn rất nhiều. Đơn vị tổ chức sự kiện sẽ triển khai ý tưởng và mong muốn của doanh nghiệp một cách mạch lạc và chuyên nghiệp. Thông điệp của buổi lễ trở nên trang trọng và hấp dẫn, gây ấn tượng tốt đẹp đối với khách tham dự.

✅ CÁC TRANG THIẾT BỊ CẦN THIẾT CHO LỄ KỶ NIỆM

Lễ kỷ niệm thành lập cần rất nhiều hạng mục, tùy vào quy mô của mỗi sự kiện mà quý khách có thể lựa chọn những thiết bị cần thiết và phù hợp nhất cho sự kiện của mình được liệt kê dưới đây:

KHU VỰC CHÍNH TỔ CHỨC LỄ KỶ NIỆM THÀNH LẬP CÔNG TY

• Hệ thống âm thanh cho sự kiện lễ kỷ niệm thành lập: Xem chi tiết

• Hệ thống ánh sáng cho sự kiện lễ kỷ niệm: Xem chi tiết

• Background chủ đề chương trình lễ kỷ niệm (backdrop, LED screen): Xem chi tiết

• Sân khấu chính cho chương trình: Xem chi tiết

• Nhà bạt (nếu sự kiện làm ngoài trời): Xem chi tiết

• Bàn ghế dành cho đại biểu: Xem chi tiết về ghế đại biểu, bàn đại biểu

• Bàn ghế dành cho đại biểu VIP: Xem chi tiết về ghế đại biểu VIP, bàn đại biểu VIP

• Trang trí không gian sự kiện (trang trí nhà bạt, tiểu cảnh, cờ phướn, banner, bóng bay, khí cầu, màn sao, hộp đèn...): Xem chi tiết

• Pallet dùng đề lót sàn nếu mặt sàn không đẹp: Xem chi tiết

• Thảm trải sàn và trải lối đi: Xem chi tiết

• Bục phát biểu có hoa tươi và có logo nhận diện thương hiệu: Xem chi tiết

• Pháo kim tuyến hoặc máy hiệu ứng (pháo lửa..): Xem chi tiết

• Rượu champagne cho khoảnh khắc keymoment của lễ kỷ niệm: Xem chi tiết

• Bộ nghi thức sự kiện (nghi thức lễ kỷ niệm...): Xem chi tiết

• Tiệc trà, teabreak (nếu tổ chức vào buối sáng)

• Tiệc mặn chiêu đãi khách (nếu có)

KHU VỰC CỔNG CHÀO ĐÓN KHÁCH TRANG TRÍ PHONG CÁCH DOANH NGHIỆP

• Trang trí decor cổng chào đón khách: Xem chi tiết

• Bàn lễ tân đón khách: Xem chi tiết

• Dù che cho lễ tân đón khách: Xem chi tiết

• Hoa cài ào: Xem chi tiết

• Thảm trải lối đi: Xem chi tiết

• Trụ barier dẫn đường vào trung tâm sự kiện: Xem chi tiết

KHU VỰC CHỤP HÌNH LƯU NIỆM (PHOTO BOOTH) CHỦ ĐỂ CHẶNG ĐƯỜNG PHÁT TRIỂN

• Background dành cho chụp hình lưu niệm: Xem chi tiết

• Ánh sáng hỗ trợ quay phim, chụp hình (nếu cần): Xem chi tiết

• MC dẫn chương trình lễ kỷ niệm thành lập Xem chi tiết

• Tiết mục múa chào mừng Xem chi tiết

• Ca sĩ phục vụ sự kiện Xem chi tiết

• Lân sư rồng phục vụ sự kiện Xem chi tiết

• PG và đội nhân sự lễ tân đón khách Xem chi tiết

• Quay phim chụp hình Xem chi tiết

✅ Chạy thử chương trình và tiến hành

Sau khi hoàn tất tất cả các khâu. Công tác chạy thử chương trình và tổng duyệt nhất định phải thực hiện trước khi sự kiện diễn ra ít nhất 3h. Để xem sự chuẩn bị có còn gì thiếu sót và sớm khắc phục. Sự kiện cần có một tổng quản lý (Đạo diễn) để quan sát tất cả diễn biến sẽ diễn ra trong buổi lễ. Người quản lý chương trình có thể xem công tác tổ chức đã đạt tiêu chuẩn chưa? Có gặp trục trặc gì hay không? Nhân sự đã thông suốt chưa để kịp thời chỉnh đốn lại. Cuối cùng khi đến thời điểm, sẽ cho tiết hành buổi lễ.

Trên đây là những thông tin cơ bản liên quan đến các bước cần chuẩn bị để tổ chức một sự kiện lễ kỷ niệm hoàn hảo nhất. Quý khách có nhu cầu thêm thông tin chi tiết Hoàng Sa Việt Media sẽ gửi đến khách hàng khi sử dụng dịch vụ của chúng tôi.