Chia Sẻ Kịch Bản Tổ Chức Lễ Khai Trương Thành Công Từ A Tới Z

Lễ khai trương là cột mốc khởi đầu trong quá trình ra mắt của doanh nghiệp, là chìa khóa tạo nên sự thành công và phát triển về sau. Đặc biệt hiện nay có quá nhiều cửa hàng/thương hiệu ra đời, vì vậy việc tạo ấn tượng đặc biệt trong mắt khách hàng đối tác là điều cực kỳ quan trọng. Hiểu được điều đó, Hoàng Sa Việt xin chia sẻ tới quý khách hàng mẫu kịch bản khai trương từ A tới Z hoàn hảo nhất.

Tầm Quan Trọng Của Kịch Bản Khai Trương

Kịch bản khai trương là một trong những yếu tố quan trọng nhất quyết định sự thành công của một buổi lễ khai trương. Kịch bản rõ ràng, mạch lạc, phù hợp với quy mô và tính chất của sự kiện sẽ giúp buổi lễ diễn ra trôi chảy, suôn sẻ, tạo ấn tượng tốt đẹp với khách mời.

Dưới đây là một số tầm quan trọng của kịch bản khai trương:

- Giúp kiểm soát toàn bộ chương trình: Kịch bản là bản kế hoạch chi tiết cho toàn bộ chương trình khai trương, từ thời gian, địa điểm, nội dung, các tiết mục văn nghệ, biểu diễn nghệ thuật,... đến các nghi thức, nghi lễ. Kịch bản giúp chủ đầu tư, doanh nghiệp, tổ chức nắm rõ các công việc cần thực hiện, đảm bảo buổi lễ diễn ra đúng kế hoạch và mục tiêu đề ra.

Bản kế hoạch khai trương

- Nâng cao hiệu quả tổ chức sự kiện: Kịch bản khai trương giúp chủ đầu tư, doanh nghiệp, tổ chức tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí cho việc tổ chức sự kiện. Kịch bản giúp các bên liên quan phối hợp nhịp nhàng, hiệu quả trong quá trình tổ chức, đảm bảo buổi lễ diễn ra thành công tốt đẹp.
- Giúp xử lý tốt với tình huống bất ngờ: Kịch bản khai trương cũng giúp chủ đầu tư, doanh nghiệp, tổ chức xử lý tốt với các tình huống bất ngờ xảy ra trong quá trình tổ chức sự kiện. Với một kịch bản rõ ràng, mạch lạc, chủ đầu tư, doanh nghiệp, tổ chức sẽ có thể nhanh chóng đưa ra các giải pháp xử lý phù hợp, đảm bảo buổi lễ không bị gián đoạn.

Để có một kịch bản khai trương hoàn hảo, chủ đầu tư, doanh nghiệp, tổ chức cần lưu ý một số vấn đề sau:
- Xác định mục tiêu của buổi lễ khai trương: Mục tiêu của buổi lễ khai trương là gì? Để quảng bá hình ảnh, thương hiệu? Để giới thiệu sản phẩm, dịch vụ? Để tri ân khách hàng? Xác định rõ mục tiêu của buổi lễ sẽ giúp chủ đầu tư, doanh nghiệp, tổ chức xây dựng kịch bản phù hợp.
- Xác định quy mô và tính chất của buổi lễ: Buổi lễ khai trương có quy mô lớn hay nhỏ? Buổi lễ có tính chất trang trọng hay thân mật? Xác định rõ quy mô và tính chất của buổi lễ sẽ giúp chủ đầu tư, doanh nghiệp, tổ chức lựa chọn nội dung, các tiết mục văn nghệ, biểu diễn nghệ thuật phù hợp.
- Lập kế hoạch chi tiết: Kịch bản khai trương cần được lập chi tiết, bao gồm thời gian, địa điểm, nội dung, các tiết mục văn nghệ, biểu diễn nghệ thuật,... đến các nghi thức, nghi lễ. Kịch bản cần được soạn thảo một cách cẩn thận, tỉ mỉ, đảm bảo phù hợp với mục tiêu, quy mô và tính chất của buổi lễ.
- Thường xuyên rà soát, chỉnh sửa kịch bản: Kịch bản cần được rà soát, chỉnh sửa thường xuyên để đảm bảo phù hợp với tình hình thực tế. Chủ đầu tư, doanh nghiệp, tổ chức cần cập nhật các thông tin mới nhất về buổi lễ để kịp thời điều chỉnh kịch bản cho phù hợp.

Một kịch bản khai trương rõ ràng, mạch lạc, phù hợp với quy mô và tính chất của sự kiện sẽ giúp buổi lễ diễn ra thành công tốt đẹp, tạo ấn tượng tốt đẹp với khách mời, góp phần quảng bá hình ảnh, thương hiệu của doanh nghiệp, tổ chức.

✅ Công tác chuẩn bị trước khi tổ chức lễ khai trương

✔ Xác định thời gian tổ chức lễ khai trương

Từ xưa đến nay, quan điểm chọn ngày lành tháng tốt vẫn luôn được coi trọng bởi người dân phương Đông tin rằng “Có thờ có thiêng, có kiêng có lành”. Chọn được một khung giờ tốt thì sẽ giúp cho công việc làm ăn kinh doanh sau này suôn sẻ, gặp nhiều may mắn.

✅ Dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói tại Hoàng Sa Việt

Một số điểm mà quý vị cần lưu ý khi thực hiện việc chọn ngày, đó là:

• Tránh các ngày xấu, không hợp phong thủy.
• Chọn các ngày có nhiều sao Đại Cát (Như: Thiên Hỷ, Nguyệt Đức, Thiên Ân,...). Tránh các ngày có nhiều sao Đại Hung.
• Cân nhắc kỹ ngày có nhiều sao Đại Cát đó có phù hợp với mệnh, tuổi của mình hay không.
• Sau khi xem được ngày, cần chọn ra một khung giờ Hoàng Đạo tốt nhất, hợp phong thủy nhất để khởi sự.

Thêm nữa, nên chọn ngày “tốt” trùng vào thứ 7 hoặc chủ nhật (là ngày nghỉ) để dễ dàng thu hút được lượng khách tới thăm quan công ty/cửa hàng nhiều hơn.

Cách chọn ngày đẹp khai trương cho doanh nghiệp năm 2021

✔ Lên danh sách khách mời tham dự lễ khai trương

Khách mời thường là toàn bộ tập thể nhân viên, bạn bè, gia đình, đối tác và khách hàng thân thiết. Việc lên một danh sách khách mời hoàn thiện sẽ giúp ban tổ chức chương trình dễ dàng hơn trong công tác lên ý tưởng tổ chức, trang trí không gian, sắp xếp nhân sự,... được chỉnh chu và chuyên nghiệp nhất.

Đặc biệt, khách mời có thể có thêm người đại diện thương hiệu. Hiện nay xu hướng mời các Influencer nổi tiếng có tầm ảnh hưởng, liên quan tới lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp đang được ưa chuộng. Đây sẽ là điểm giúp thu hút khách hàng tới với lễ khai trương nhiều hơn.

✅ Kịch bản tổ chức lễ khai trương thành công

✔ Chuẩn bị trước ngày tổ chức khai trương

Để buổi lễ khai trương diễn ra hoàn hảo thì đòi hỏi công tác chuẩn bị phải cực kỳ đầy đủ, bao gồm:

• Lựa chọn thời gian tổ chức
• Lên danh sách khách mời
• Khảo sát địa điểm
• In ấn và gửi thư mời cho khách mời
• Thiết kế banner, bandroll, backdrop sân khấu (Backdrop là nơi lưu giữ kỉ niệm bằng những tấm ảnh, vậy nên backdrop cần được đầu tư thiết kế chỉnh chu và hoàn hảo nhất có thể).
• Chuẩn bị thêm tài liệu, catalog của doanh nghiệp (nếu có) và đặt ở bàn khách mời để đối tác, các nhà đầu tư có thể theo dõi và hiểu công ty hơn.
• Vẽ sơ đồ tổng thể khu vực tổ chức khai trương
• Chuẩn bị nhân sự chạy chương trình, tránh trường hợp mọi người “dẫm chân lên nhau” và dễ gây ra sai sót cho buổi lễ.
• Chuẩn bị đầy đủ bàn ghế, hoa tươi, đồ trang trí,...

Tuy nhiên, nếu buổi lễ có quy mô lớn thì nên thuê một đội event ngoài. Họ sẽ cung cấp các dịch vụ tổ chức khai trương trọn gói, giúp khối lượng công việc của quý vị được giảm bớt đi rất nhiều nhưng vẫn đảm bảo được chất lượng sự kiện.

✔ Thi công và trang trí không gian lễ khai trương

Những hạng mục không thể thiếu cho lễ khai trương nói riêng và tất cả các sự kiện khác nói chung, đó là:

• Setup khu vực sân khấu lễ: Hệ thống âm thanh ánh sáng, màn hình LED/ Backdrop sân khấu, sàn sân khấu di động, thảm đỏ trải sân khấu
• Setup khu vực khách mời: Bàn ghế, trang trí trên bàn, thảm trải
• Setup khu vực cổng chào: Cổng chào, thảm đỏ, cột barrier dẫn đường,...
• Setup khu vực tiệc: Quầy teabreak,...
• Thêm nữa, treo bandroll, banner xung quanh để không gian thêm phần đẹp mắt.

Trang trí không gian cần phải chú ý đến việc thể hiện nổi bật logo, sản phẩm chủ đạo cũng như các thông điệp của doanh nghiệp muốn truyền tải. Một phong cách sang trọng, lịch sự, hiện đại là concept được nhiều chủ doanh nghiệp ưa chuộng hiện nay.

✔ Chào đón khách mời

Chào đón khách mời là bước đầu tiên thể hiện được sự chuyên nghiệp, sự chuẩn bị công phu từ ban tổ chức. Phần nào thể hiện được sự tôn trọng đối với khách mời.

Thường PG sẽ được chia ra nhiều nhóm để đón khách ở nhiều vị trí khác nhau:

• Đón khách từ cổng tới quầy tiếp tân
• Đón khách ở quầy tiếp tân và cài hoa hoặc dán logo thương hiệu cho khách
• Đón khách vào chỗ ngồi và quầy teabreak
• Phục vụ các tiết mục diễn ra ở trên khu vực sân khấu chính
• Ngoài ra, cần chú ý sắp xếp nhân sự hướng dẫn khách đậu xe và dắt xe giùm khách khi họ ra về.

✔ Tiết mục múa mở màn

Tiết mục múa mở màn có thể là: Múa lân sư rồng, múa đương đại, nhảy hiện đại, ca hát,... Nhưng thường khai trương thì múa lân sư rồng vẫn được ưa chuộng nhất.

Múa lân sư rồng là tiết mục gần như không thể thiếu trong bất kỳ lễ khai trương nào. Không chỉ giúp khuấy động không khí thêm náo nhiệt rộn ràng mà còn mang ý nghĩa của sự may mắn, thuận lợi. Người dân phương Đông luôn tin rằng, múa lân sư rồng sẽ giúp doanh nghiệp làm ăn đầu xuôi đuôi lọt, buôn may bán đắt, phát tài phát lộc.

✔ Khai mạc chương trình khai trương

• MC ổn định khách mời và tuyên bố lý do buổi lễ
• MC giới thiệu ban lãnh đạo doanh nghiệp, đại biểu, khách quý khách mời có mặt tại buổi lễ.
• Trình chiếu video quá trình thành lập và phát triển của công ty
• MC mời đại diện ban lãnh đạo lên phát biểu và chia sẻ về buổi lễ khai trương, cảm nghĩ cảm xúc cá nhân và không quên gửi lời chúc mừng.
• MC mời người đại diện thương hiệu lên phát biểu/ những người có tầm ảnh hưởng tới công chúng. Từ đó buổi lễ và sản phẩm có thể lan tỏa rộng rãi hơn.

✔ Cắt băng khai trương

Theo quan điểm của người Việt từ xưa đến nay, chiếc băng màu đỏ là biểu tượng của sự may mắn và thành công. Vậy nên cắt băng khai trương không chỉ đơn thuần là một nghi thức mà nó còn có ý nghĩa giúp chủ doanh nghiệp có một niềm tin vững chắc rằng công việc sẽ luôn thuận buồm xuôi gió.

✔ Chính thức hoạt động

Sau phần lễ, cửa hàng/doanh nghiệp sẽ chính thức hoạt động và mở cửa chào đón khách tới tham quan mua sắm. Là ngày đầu tiên hoạt động nên chắc chắn sẽ có nhiều chương trình khuyến mãi, ưu đãi cho khách hàng nhằm tạo dấu ấn khi nhắc tới thương hiệu.

✔ Kết thúc buổi lễ

Khách mời tham dự sẽ giao lưu với nhau, chụp hình kỉ niệm. Ngoài ra, về phía doanh nghiệp có thể tặng thêm quà tặng cho khách mời để gây thiện cảm và ấn tượng hơn trong lòng họ.

Và cuối cùng là bố trí nhân sự tiễn khách ra xe và dắt xe/ đón xe cho khách ra về.
Trên đây là kịch bản khai trương chi tiết từ A tới Z. Bằng tất cả sự nhiệt huyết và kinh nghiệm hơn 10 năm qua, Hoàng Sa Việt luôn mong muốn mang đến cho quý khách hàng những dịch vụ, những trải nghiệm tốt nhất. Chúng tôi luôn tự tin bởi chúng tôi có đội ngũ nhân sự trẻ, năng động và chuyên môn cao; Cùng hệ thống trang thiết bị sự kiện hiện đại. Mọi thắc mắc xin liên hệ qua số hotline 0985 999 345 để được giải đáp và tư vấn nhiệt tình!