TỔ CHỨC TIỆC TÂN NIÊN ĐẦU NĂM

Tiệc Tân Niên Đầu Năm là buổi tiệc họp mặt đầu tiên của năm, hay còn gọi là tiệc đầu xuân gần như không thể thiếu của các công ty doanh nghiệp. Đây là dịp để trao cho nhau những lời chúc tụng năm mới, để gắn kết nội bộ công ty thêm đoàn kết, trao những món quà động viên đội ngũ nhân sự giúp họ có thêm tinh thần phấn khởi cho một năm làm việc mới. Bên cạnh đó, đây còn là cơ hội để gặp gỡ, giao lưu với đối tác, khách hàng thân thiết.

Để có được buổi lễ Tân Niên thành công, ý nghĩa thì cần phải xây dựng một bản kế hoạch chi tiết và kỹ càng. Hiểu được điều đó, Hoàng Sa Việt xin chia sẻ cách tổ chức tiệc Tân Niên thông qua bài viết dưới đây.

Quy trình lên kế hoạch tổ chức tiệc Tân Niên hoàn hảo

Hướng dẫn chạy chương trình báo giá tiệc tất niên tự động

✅ Xác định quy mô tiệc tân niên

Xác định quy mô bữa tiệc, lên số lượng danh sách khách mời là bước đầu tiên mà Quý công ty cần làm. Bởi có được danh sách chính xác thì ban tổ chức mới có thể lên được phương án tổ chức chu đáo và hoàn hảo nhất.

Buổi tiệc Tân Niên ngoài sự tham dự của đội ngũ công nhân viên trong công ty thì còn có sự tham gia của đối tác, cổ đông, khách hàng, bạn bè, gia đình lãnh đạo. Chính vì vậy mà cách đón tiếp và cách thức tổ chức cũng phải được lên một cách cẩn thận, rõ ràng sao cho phù hợp với từng nhóm đối tượng.

✅ Ước tính mức chi phí tổ chức tiệc đầu năm

Chi phí tổ chức là yếu tố gần như quan trọng nhất ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng buổi tiệc. Tùy vào quy mô tổ chức để ước tính chính xác hơn về mức chi phí sẽ bỏ ra. Một số kinh phí Quý công ty cần phải lưu ý đó là:

• Kinh phí thuê địa điểm: Nhà hàng, khách sạn hay tổ chức ngay tại trụ sở công ty,...
• Kinh phí trang trí không gian tiệc: Sân khấu, âm thanh ánh sáng, màn hình LED/Backdrop, bàn ghế, các tiểu cảnh khác như hoa lá, bong bóng,...
• Kinh phí thực đơn cho buổi tiệc tân niên
• Kinh phí quà tặng cho nhân viên, quà tặng cho khách mời, đối tác, khách hàng
• Kinh phí tổ chức biểu diễn văn nghệ,...

✅ Lên ý tưởng, chủ đề độc đáo cho tiệc đầu năm

Chủ đề được coi là phần linh hồn tạo nên sự ấn tượng, độc đáo xuyên suốt bữa tiệc. Những ý tưởng về xây dựng nội dung chương trình thường được lấy từ nét văn hóa đặc sắc công ty, nhãn hiệu hoặc các sản phẩm/dịch vụ nổi bật của doanh nghiệp. Từ đó tổ chức được nhiều chương trình văn nghệ hay cuộc thi hài hước cho nhân viên, là dịp cho mọi người thêm hòa đồng gắn kết khi cùng nhau luyện tập và thể hiện các tiết mục tập thể.

Một số chủ đề được khách hàng ưa chuộng, điển hình là:

✔ Tết yêu thương - Xuân thịnh vượng

Đây chắc hẳn là chủ đề quá đỗi quen thuộc với tất cả mọi người. Concept tết truyền thống với hoa đào, hoa mai, bánh chưng, bánh tét và ông đồ già với những câu đối đỏ - Những hình ảnh khơi gợi cảm xúc mùa xuân ấm áp & yêu thương cho tất cả mọi người tham dự. Dựa trên từ những yếu tố cơ bản đó, ban tổ chức/ Đơn vị event sẽ thêm thắt và biến tấu sao cho phù hợp với nét đặc trưng riêng của doanh nghiệp.

Ngoài các hạng mục trang trí thì những tiết mục văn nghệ mang đậm tính truyền thống sẽ góp phần làm ý tưởng chủ đề thêm phần đậm nét hơn. Có thể là tiết mục múa mở màn để gây sự hứng thú, thu hút mọi người tập trung hơn về khu vực sân khấu.

✔ Dạ tiệc sang trọng theo phong cách châu Âu

Một ý tưởng tiệc Tân Niên theo phong cách châu Âu mới lạ, hiện đại sẽ khiến mọi người tham gia vô cùng hào hứng đấy. Concept này rất chú trọng tới yếu tố thẩm mĩ; Hạng mục decor trang trí phải mãn nhãn, hoành tráng, và nội dung chương trình cũng phải theo hơi hướng hiện đại, sang trọng, chuyên nghiệp.

✔ Đón chào năm mới - Phơi phới lộc xuân

Mọi người tham dự sẽ được hái lộc, lì xì trên cây tài lộc. Concept này ngoài ý nghĩa hi vọng 1 năm mới gặt hái được nhiều thành công thì ý nghĩa đặc biệt hơn đó là truyền tới tất cả mọi người thông điệp bảo vệ cây xanh, bảo vệ môi trường, giúp lan tỏa tinh thần vì cộng đồng mạnh mẽ hơn.

✔ Tiệc Tân Niên kết hợp Gala gặp gỡ đầu năm

Đây là cách tổ chức khá phổ biến hiện nay, được nhiều công ty/doanh nghiệp lựa chọn vì tính phù hợp với nhiều đối tượng tham gia. Thay vì chỉ ngồi ăn với như như những bữa tiệc đơn thuần thì concept này được sáng tạo thêm bằng cách lồng ghép thêm nhiều trò chơi vui nhộn, nhiều phần thi biểu diễn văn nghệ, cuộc thi tài năng khác,... Giúp khuấy động chương trình, tạo tiếng cười, tinh thần sảng khoái thoải mái cho tất cả mọi người tham dự.

✔ Vũ điệu mùa xuân - Đón chào năm mới

Concept "Vũ điệu mùa xuân" được lấy cảm hứng từ những vũ điệu sôi động ở vùng biển nhiệt đới Hawaii ngập tràn ánh nắng. Sẽ thật tuyệt với khi có một khởi đầu năm mới tràn đầy niềm vui và năng lượng tích cực, phải không?

Khi lên được một chủ đề hay thì sẽ đảm bảo được sự thống nhất từ âm thanh ánh sáng, trang trí sân khấu, trang trí không gian, cho tới các tiết mục văn nghệ và cách chào đón khách mời,... Với tiệc Tân Niên có quy mô lớn thì Quý công ty nên tìm đến sự hỗ trợ của các đơn vị event, họ sẽ đưa ra nhiều ý tưởng sáng tạo mới lạ cho bạn dễ dàng lựa chọn.

✅ Xây dựng nội dung cho bữa tiệc đầu năm của công ty

Sau khi đã có hết ý tưởng, quy mô và mức chi phí ước tính thì ban tổ chức sẽ bắt đầu lên kế hoạch chi tiết từ ngày giờ tới timeline các phần lễ, phần tiệc và các tiết mục biểu diễn nhỏ. Dựa vào bảng kế hoạch này, MC sẽ chuẩn bị lời dẫn phù hợp để liên kết giữa các phần lại với nhau một cách thật khéo léo và trơn tru nhất.

Điểm lưu ý, Quý công ty nên đưa ra thêm một vài phương án dự trù để có thể yên tâm hơn khi chương trình bất ngờ có sự thay đổi mà không tạo nên sự bối rối ảnh hưởng tới chất lượng bữa tiệc tân niên cũng như cảm xúc của tất cả khách mời tham dự.

✅ Lựa chọn địa điểm tổ chức tiệc cho công ty

Hiện nay có rất nhiều địa điểm để Quý công ty lựa chọn tổ chức tiệc Tân Niên, từ những nơi có diện tích nhỏ tới những nơi có sức chứa lên đến hàng nghìn người. Nhà hàng, khách sạn, bãi biển hay ngay tại trụ sở công ty là những địa điểm phổ biến. Mỗi nơi lại mang một nét trang trí độc đáo riêng và mức giá thuê cũng khác nhau, vì vậy Quý công ty có thể dễ dàng thoải mái lựa chọn một địa điểm phù hợp với nhu cầu cho bữa tiệc Tân Niên sắp tới.

✅ Giám sát và chạy chương trình

Trong quá trình chạy chương trình, Quý công ty nên có sự phân công nhân sự hợp lý để giám sát, xử lý ngay những sự cố không lường trước. Đây là bước cuối cùng cực kỳ quan trọng để buổi tiệc Tân Niên được hoàn thiện nhất. Và bước quan trọng không thể bỏ qua là bước chạy duyệt chương trình (Rehearsal). Thông qua bước này, người giám sát sẽ theo dõi và điều phối được những điểm chưa hợp lý hoặc phân lại công việc của bộ phận nhân sự chạy.

✅ Các thiết bị cần thiết cho tiệc tân niên

KHU VỰC CHÍNH TỔ CHỨC TIỆC TÂN NIÊN

• Hệ thống âm thanh cho sự kiện: Xem chi tiết

• Hệ thống ánh sáng cho sự kiện: Xem chi tiết

• Background chủ đề chương trình (Backdrop, LED screen): Xem chi tiết

• Sân khấu chính cho chương trình: Xem chi tiết

• Nhà bạt (Nếu sự kiện làm ngoài trời): Xem chi tiết

• Bàn ghế ăn tiệc, bàn cocktail, buffet,...

• Trang trí không gian sự kiên (Trang trí sân khấu 3D): Xem chi tiết

• Thảm trải sàn và trải lối đi: Xem chi tiết

• Bục phát biểu có hoa tươi và có logo nhận diện thương hiệu: Xem chi tiết

• Pháo kim tuyến hoặc máy hiệu ứng (Pháo lửa, máy khói): Xem chi tiết

• Dịch vụ nấu tiệc, đặt bàn, chọn món

KHU VỰC CỔNG CHÀO ĐÓN KHÁCH

• Trang trí decor cổng chào đón khách: Xem chi tiết

• Bàn lễ tân đón khách: Xem chi tiết

• Hoa cài áo, stick đeo tay, số may mắn: Xem chi tiết

• Trụ barrier dẫn đường vào trung tâm sự kiện: Xem chi tiết

KHU VỰC CHỤP HÌNH LƯU NIỆM (PHOTO BOOTH)

• Photobooth dành cho chụp hình lưu niệm: Xem chi tiết

• Ánh sáng hỗ trợ quay phim, chụp hình (Nếu cần): Xem chi tiết

• Trang trí tiểu cảnh khu chụp hình: Xem chi tiết

NHÂN SỰ VÀ CHƯƠNG TRÌNH VĂN NGHỆ

• MC dẫn chương trình sự kiện tiệc tất niên chuyên nghiệp: Xem chi tiết

• Tiết mục múa chào mừng mở màn: Xem chi tiết

• Ca sĩ phục vụ cho sự kiện: Xem chi tiết

• PG và đội nhân sự lễ tân đón khách: Xem chi tiết

• Đội ngũ quay phim chụp hình: Xem chi tiết

• Đội ngũ bảo vệ, giữ xe, an ninh, trật tự...

Một bữa tiệc tân niên thành công sẽ là một khởi đầu vô cùng thuận lợi cho Quý công ty và doanh nghiệp. Để được tư vấn kỹ hơn về cách thức tổ chức, các thiết bị sự kiện (Âm thanh ánh sáng, backdrop, bàn ghế, nhà bạt,...) mời Quý khách liên hệ tới hotline Hoàng Sa Việt 0985 999 345 để được hỗ trợ!