Những Lưu Ý Khi Thuê Thiết Bị Tổ Chức Lễ Khai Giảng Ngoài Trời

Sau nhiều tháng nghỉ hè, thầy và trò lại gặp gỡ, bắt đầu hành trình mới dưới mái trường. Lễ khai giảng là dịp để đánh dấu cho một chặng đường mới, một sự khởi đầu mới của thầy và trò, chính vì thế mà buổi lễ long trọng này được quý nhà trường đặc biệt quan tâm.

Hiện nay, trường học đều có khuôn viên rộng, hàng cây xanh rợp mát sẽ là địa điểm lý tưởng để tổ chức lễ khai giảng. Tuy nhiên khi tổ chức lễ khai giảng ngoài trời, quý nhà trường cũng sẽ gặp phải nhiều rủi ro nếu không chuẩn bị kỹ lưỡng trong công tác tổ chức, thuê thiết bị sự kiện,...Dưới đây, Hoàng Sa Việt đưa ra những lưu ý khi thuê thiết bị tổ chức lễ khai giảng ngoài trời mà quý trường có thể tham khảo để sự kiện được tổ chức thành công nhất

✅ Vai trò của thuê thiết bị tổ chức lễ khai giảng ngoài trời

Với những sự kiện được tổ chức ngoài trời, trong đó có buổi lễ khai giảng, việc lắp đặt các thiết bị sự kiện sao cho hợp lý đóng vai trò vô cùng quan trọng, quyết định sự thành công hay thất bại của sự kiện tổ chức. Chính vì vậy, chúng ta nên thuê thiết bị tổ chức lễ khai giảng ngoài trời ở những đơn vị uy tín, chất lượng dịch vụ tốt để hạn chế tối đa những rủi ro gặp phải

• Top 5 đơn vị cho thuê thiết bị tổ chức lễ khai giảng giá rẻ, uy tín tại TPHCM

✔ Vai trò của hệ thống âm thanh ánh sáng

Hệ thống âm thanh, ánh sáng sân khấu được xem là công cụ để quý trường chuyển tải thông điệp đến khách mời tham dự, ban giám hiệu nhà trường, quý thầy cô và các em học sinh. Theo thống kê, việc lựa chọn hệ thống âm thanh, ánh sáng chất lượng, phù hợp với yêu cầu và nội dung của sự kiện quyết định đến 20-30% và có thể lên đến 50% đối với những sự kiện mang tính chất biểu diễn.

Một dàn âm thanh, ánh sáng chất lượng sẽ giúp buổi lễ khai giảng hạn chế những rủi ro và những yếu tố thời tiết làm ảnh hưởng trong quá trình diễn ra sự kiện.

✔ Vai trò của màn hình Led

Có thể thấy rằng một trong các thiết bị hiện đại được sử dụng trong sự kiện chính là màn hình Led. Màn hình Led giúp tiếp cận một lượng lớn người tham dự, thể hiện nội dung của buổi lễ hiệu quả, đồng thời để mọi người dễ nhìn và lưu lại trong trí nhớ nhanh chóng hơn.

Tại những sự kiện ở Việt Nam hiện nay, màn hình Led đang dần thay thế loại phông nền (Backdrop) làm từ bạt hiflex hoặc in P.P bồi formex truyền thống với hai loại phổ biến đó là Màn Hình LED P3.91 (Indoor) và Màn Hình LED P4.81 (Outdoor). Những buổi lễ khai giảng được tổ chức ngoài trời, người ta thường sử dụng loại màn hình Led P3.91 (Outdoor) với độ phân giải cao giúp hình ảnh được truyền đi rõ nét nhất.

✔ Vai trò của các thiết bị sự kiện khác

Để chuẩn bị cho ngày lễ khai giảng ngoài trời, ngoài hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn hình led, quý trường còn có thể thuê thêm sân khấu sự kiện, hệ thống dù, nhà bạt hoặc bàn ghế, backdrop,...

Để tìm hiểu kỹ hơn về vai trò của từng thiết bị, mời quý nhà trường xem thêm qua bài viết: Vai trò của các thiết bị trong tổ chức sự kiện

✅ Những lưu ý khi thuê thiết bị tổ chức lễ khai giảng ngoài trời

Lễ khai trang được tổ chức ngoài trời sẽ mang tính chất phức tạp hơn so với khi tổ chức bên trong hội trường, khán đài,...vì vậy đòi hỏi quý nhà trường cần có một kế hoạch chi tiết, đảm bảo mọi thứ chuẩn bị tỉ mỉ, và đặc biệt lưu ý đến những thiết bị được thuê để tổ chức buổi lễ long trọng này.

✔ Lưu ý khi thuê thiết bị âm thanh ánh sáng

Hầu hết những sự kiện ngoài trời đều chịu ảnh hưởng của yếu tố thời tiết như mưa, nắng,...vì vậy, việc thuê thiết bị cần hạn chế được những yếu tố này để âm thanh, ánh sáng đảm bảo chất lượng nhất trong suốt quá trình diễn ra sự kiện. Thông thường, khi thuê thiết bị tổ chức sự kiện ngoài trời, người ta thường dùng đến các thiết bị âm thanh, ánh sáng outdoor chuyên dụng có khả năng chống thấm, chống nước hoặc chịu được nhiệt độ cao.

Ngoài ra, tùy vào số lượng người tham dự và không gian tổ chức buổi lễ mà quý nhà trường cũng cần quan tâm đến công suất của thiết bị âm thanh ánh sáng sao cho phù hợp

• Hệ thống âm thanh bao gồm loa full đơn, loa sub, micro chuyên dụng không dây, bộ lọc công nghệ số,...
• Hệ thống ánh sáng: đèn par đúc, đèn beam, đèn moving head,...cung cấp hệ thống ánh sáng đẹp và hấp dẫn, phù hợp với điều kiện ánh sáng ngoài trời.

✔ Lưu ý khi thuê màn hình Led cho lễ khai giảng ngoài trời

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều đơn vị cho thuê màn hình Led tổ chức sự kiện với nhiều mức giá khác nhau. Tuy nhiên để có được giá rẻ và đảm bảo chất lượng, quý nhà trường cần thực hiện một vài bước đánh giá trước khi quyết định đơn vị để chọn thuê như đánh giá về độ uy tín và thương hiệu của đơn vị cho thuê thiết bị, đánh giá về chất lượng thiết bị cung cấp, về thái độ nhân viên,...

Ngoài ra, quý nhà trường cũng cần lưu ý đến nhu cầu sử dụng màn hình Led. Loại màn hình Led được sử dụng để tổ chức lễ khai giảng ngoài trời là màn hình P3.91 (outdoor) và màn hình P4.81 (outdoor) chuyên dùng cho sự kiện ngoài trời, đảm bảo chất lượng hình ảnh, không bị chói sáng và nhòe dưới ánh sáng mặt trời. Màn hình Led được lắp đặt ở vị trí phù hợp và phải được kiểm tra kỹ lưỡng trước khi chạy chương trình để hạn chế được những sự cố có thể xảy ra như: một module Led nhỏ không hoạt động được, bị lỗi về độ sáng,...

✔ Lưu ý khi sử dụng các thiết bị mái che

Trong tổ chức lễ khai giảng ngoài trời, quý nhà trường có thể sử dụng các loại mái che như: nhà bạt, dù hoặc nhà lều. Đây là thiết bị giúp che chắn nắng, mưa và tạo điều kiện thoải mái nhất cho khách mời, thầy cô giáo cùng các em học sinh.

• Nhà bạt: có hai loại nhà bạt thường được nhà trường sử dụng là nhà bạt hợp kim nhôm và nhà bạt sắt. Về giá thành, nhà bạt hợp kim nhôm giá thuê sẽ cao hơn, dao động từ 80.000 – 90.000 đ/m2 so với giá 55.000 – 75.000 đ/m2 đối với nhà bạt sắt. Tuy nhiên, xét về chất lượng và nhiều đặc điểm khác, thì nhà bạt hợp kim nhôm sẽ chiếm nhiều ưu thế hơn. Nhà bạt hợp kim nhôm thuận lợi trong lắp đặt và vận chuyển, đồng thời giúp tiết kiệm nguồn nhân sự tổ chức. Một lưu ý khi sử dụng nhà bạt là phải có chân trụ 4 mặt, nhà bạt có thể sử dụng để trang trí phù hợp với tông màu của trường, là thiết bị sự kiện thể hiện sự sang trọng, hoành tráng của chương trình.

• Nhà lều: nhà lều thường có kích thước nhỏ với dàn khung tiêu chuẩn trụ sắt tròn. Lợi thế nhỏ gọn giúp nhà lều dễ thao tác lắp đặt được sử dụng nhiều đối với những buổi lễ khai giảng nhỏ che nắng mưa,...So với nhà bạt và dù, nhà lều có độ chắc chắn thấp hơn nên ít được sử dụng hơn. Nhà lều có mức giá thuê dao động 45.000 – 75.000đ/m2.
• Nhà dù: dù che ngoài trời là sản phẩm được sản xuất phục vụ cho các sự kiện, trường học, quân đội,...thường có kích thước lớn, bao trùm được khoảng không gian rộng góp phần khắc phục được các điều kiện thời tiết cơ bản như nắng, mưa nhỏ. Dù có nhiều loại khác nhau như dù đôi (kích thước 30x20 m), dù đơn (20m, 15m, 10m), dù bán nguyệt (thường được dùng để che sân khấu), ngoài ra còn có dù chính tâm và dù lệch tâm...So với nhà bạt, dù ít kiên cố hơn nhưng giá thành sẽ rẻ hơn, giao động từ 5tr – 10tr / cây.

Ngoài ra còn có các thiết bị khác dùng để tổ chức lễ khai giảng ngoài trời mà quý nhà trường có thể tham khảo: Những thiết bị tổ chức lễ khai giảng quan trọng cần phải có

Bài viết trên đây, Hoàng Sa Việt đã giới thiệu đến quý nhà trường những lưu ý khi thuê thiết bị tổ chức lễ khai giảng ngoài trời, hy vọng những kiến thức trên đây sẽ thực sự hữu ích để quý nhà trường, cũng như các đơn vị tổ chức sự kiện cho trường có thể tổ chức buổi lễ khai giảng thành công nhất, mang lại một kỷ niệm đáng nhớ cho thầy và trò dưới mái trường.