Lên Kịch Bản Tổ Chức Hội Nghị Khách Hàng Chi Tiết, Hiệu Quả

Một kịch bản hội nghị khách hàng chi tiết sẽ giúp chương trình được diễn ra trơn tru và thành công hơn. Đây là sự kiện vô cùng quan trọng, là dịp để gửi lời cảm ơn tới khách hàng, cũng là dịp để gia tăng và thắt chặt thêm mối quan hệ với nhiều đối tác thân thiết, có tiềm năng trong tương lai. Đó là lý do Hoàng Sa Việt muốn gửi tới quý khách hàng mẫu kịch bản chương trình hội nghị khách hàng ở bài viết dưới đây.

✅ Đón khách mời

Bắt đầu kịch bản chương trình tri ân khách hàng là phần đón tiếp đại biểu, khách mời. Ấn tượng ban đầu tốt hay không cũng nằm ở bước này.

Thời gian đón khách sẽ được ấn định trong một khoảng thời gian định sẵn. Lúc này, đội ngũ lễ tân sẽ thực hiện các nghi thức chào đón khách, check in, cài hoa cho khách, sau đó là hướng dẫn khách vào ngồi đúng vị trí đã được sắp xếp trước đó. Ngoài ra, cần chú ý thêm bước hướng dẫn khách vào bãi đỗ xe; Nhân sự dắt xe cho khách.

Đặc biệt, đối với những khách mời lớn, những người có chức vụ cao như quản lý, giám đốc,... thì ban lãnh đạo doanh nghiệp nên trực tiếp ra đón tiếp. Điều này thể hiện được sự chỉnh chu, tôn trọng khách mời.

✅ Ổn định chỗ ngồi cho khách

Đội lễ tân sẽ giúp khách mời ổn định chỗ ngồi; Phục vụ nước, trà, cung cấp tài liệu (Nếu có),... Cùng lúc này, các bộ phận nhân sự khác tiến hành chuẩn bị, kiểm tra và rà soát lại lần cuối hệ thống máy móc, trang thiết bị cần sử dụng, nhân lực, MC,... để tiến hành thực hiện chương trình.

MC sẽ gửi lời chào, gửi lời chúc sức khỏe, lời cảm ơn chân thành tới tất cả khách mời vì đã dành chút thời gian vàng ngọc để tới tham dự hội nghị khách hàng. Sau đó là tuyên bố chương trình được bắt đầu.

✅ Tiết mục mở màn

Một tiết mục mở màn hấp dẫn không những thu hút sự chú ý của tất cả khách mời, mà còn thể hiện được sự chuẩn bị kỹ lưỡng từ ban tổ chức chương trình, từ doanh nghiệp. Tiết mục này có thể là tiết mục múa đương đại, nhảy hiện đại, ca hát, nhảy led dance, múa bóng, ...

Nếu quý doanh nghiệp thuê đội event ngoài để chạy chương trình thì họ sẽ chịu trách nhiệm tìm thuê đội múa mở màn, họ sẽ giúp quý vị lựa chọn được nội dung tiết mục văn nghệ sao cho phù hợp với concept được đưa ra ban đầu.

✅ Khai mạc chương trình hội nghị khách hàng

Phần khai mạc đóng vai trò hết sức quan trọng của hội nghị khách hàng. Bởi nó làm rõ được mục đích tổ chức, giá trị mà chương trình/ công ty hướng tới. Để khách hàng thấy và cảm nhận sâu sắc hơn vai trò, sự quan trọng của mình trong hội nghị này. Từ đó, họ thấy được sự chuyên nghiệp và sự tôn trọng từ công ty.

✅ Trình chiếu giới thiệu về công ty, bữa tiệc

Đến với bữa tiệc, chắc chắn sẽ có nhiều khách mời lần đầu tiên tới dự tiệc công ty. Vậy nên một video ngắn giới thiệu tổng quát về quá trình thành lập và phát triển, những thành tựu mà công ty đạt được sẽ để lại được ấn tượng trong lòng người xem.

✅ Đại diện doanh nghiệp lên phát biểu

Đại diện doanh nghiệp lên phát biểu thường là chủ tịch tập đoàn/ Ban giám đốc. Hơn ai hết, người đứng đầu là người hiểu rõ nhất tình hình tổng của công ty, những thành công và những thứ chưa đạt được trong năm vừa qua. Từ đó tổng kết lại và đưa ra những định hướng, vạch rõ đường đi, mục tiêu cho toàn công ty để tập thể toàn bộ công nhân viên cùng nhau cố gắng.

Bài phát biểu phải thể hiện được sự dứt khoát, rõ ràng, mạch lạc. Thuyết phục hơn thì nên có dẫn chứng là các con số cụ thể. Đối tác hoặc khách hàng tiềm năng sẽ cảm nhận được sự chuyên nghiệp của người đứng đầu cũng như của công ty, từ đó gắn chặt thêm sự gắn bó trong tương lai.

✅ Bắt đầu dùng tiệc

Lúc này, bên nhà hàng sẽ dọn món lần lượt ra bàn. Một menu có đầu tư cũng để lại ánh nhìn tốt trong lòng mọi người đấy. Vậy nên lựa chọn nhà hàng có uy tín, chất lượng đồ ăn ngon và phục vụ tốt là rất cần thiết. Khoảng không gian này, các khách mời sẽ ăn uống và đi giao lưu, trò chuyện, chia sẻ với nhau.

Ban tổ chức có thể thuê thêm band nhạc để hát hò trong lúc mọi người đang dùng tiệc. Để không khí luôn được vui vẻ, hào hứng.

✅ Chơi trò chơi

Phần chơi trò chơi sẽ giúp khách mời hứng thú hơn rất nhiều, khuấy động không khí. Có thể là bốc thăm trúng thưởng, trả lời câu hỏi, đoán ý đồng đội,... MC sẽ điều phối linh hoạt để trò chơi thêm phần hấp dẫn. Ngoài ra, cần kết hợp thêm nhiều hiệu ứng âm thanh ánh sáng để sân khấu được bắt mắt hơn nữa.

✅ Giao lưu văn nghệ

Phần giao lưu văn nghệ không những giúp khuấy động không khí mà nhân dịp này, mọi người sẽ có khoảng thời gian tập luyện với nhau, gắn bó thêm tình đồng nghiệp, từ đó hiểu tính cách và công việc của nhau hơn. Thay vì chỉ giao lưu, ban tổ chức có thể tổ chức cuộc thi văn nghệ để mọi người hứng thú hơn.

✅ Kết thúc tiệc, tiễn khách

Kết thúc phần văn nghệ, khách mời cũng có khoảng thời gian giao lưu vừa đủ; Và cũng là lúc bữa tiệc khép lại.

MC sẽ tuyên bố kết thúc sự kiện, gửi lời cảm ơn tới các vị khách quý đã dành thời gian tới tham dự tiệc. Sau đó, đội lễ tân sẽ tiến hành tiễn khách ra khu vực nhà xe. Hoặc, trước khi ra về, đội lễ tân sẽ mời khách lại khu vực backdrop để chụp hình lưu niệm, sau đó mới tiễn khách ra về.

Trên đây là mẫu kịch bản hội nghị khách hàng chi tiết mà Hoàng Sa Việt muốn gửi tới quý khách. Hoàng Sa Việt chúc quý khách sẽ tổ chức một hội nghị khách hàng thật thành công. Mọi thắc mắc xin liên hệ 0976 520 594 để được hỗ trợ.