TỔ CHỨC TIỆC TẤT NIÊN - YEAR END PARTY

Tiệc tất niên hay còn gọi là Tiệc cuối năm công ty, cơ quan, tiệc cuối năm tại khu phố... Tiếng Anh Là: Year End Party là một sự kiện không thể thiếu vào dịp cuối năm của mỗi doanh nghiệp. Vào dịp cuối năm, các doanh nghiệp thường có những buổi họp tổng kết trong nội bộ ban giám đốc. Nhằm đánh giá lại sự hiệu quả công việc trong vòng một năm. Trong đó bao gồm những kế hoạch cho năm tới, những thành quả thu được sau một năm đầu tư. Đồng thời cũng là kế hoạch tổ chức tiệc tất niên cho cả công ty, giúp mọi người được nghỉ ngơi, vui chơi và thư giãn, chia sẻ những thành quả trong vòng một năm của các bộ phận, phòng ban trong công ty. Vì thế để tổ chức một buổi tiệc tất niên ý nghĩa, đặc sắc thì ban tổ chức cần chuẩn bị thật kỹ càng. Nhằm để lại những dấu ấn trong lòng mọi người. Tăng cường tình gắn kết giữa mọi người và công ty. Cùng chào đón một năm mới với nhiều thắng lợi mới.

Cách tổ chức tiệc tất niên ý nghĩa

Chương trình tạo báo giá dịch vụ tổ chức tiệc tất niên tự động

Công ty Tổ Chức Sự Kiện Hoàng Sa Việt Media là đơn vị đã và đang đồng hành với rất nhiều doanh nghiệp trên địa bàn TP.HCM và các tỉnh lân cận vào mỗi dịp cuối năm. Bằng kinh nghiệp thực tế của mình. Chúng tôi xin chia sẻ với quý khách một kế hoạch tổ chức tiệc tất niên chu đáo nhất sẽ bao gồm những chi tiết sau đây:

✅ Xác Định Ý Nghĩa Tổ Chức Tiệc Tất Niên Year End Party

Tổ chức tiệc tất niên có ý nghĩa rất lớn, không chỉ đối với nhân viên mà còn đối với cả doanh nghiệp. Thời điểm trước, doanh nghiệp không hay chú trọng tổ chức tiệc tất niên bởi nhiều nguyên nhân:
- Không cần thiết
- Không có đủ ngân sách
- Không mang lại lợi nhuận
- Không có đội ngũ nhân sự thực hiện chương trình,..

Nhưng càng ngày, tổ chức tiệc tất niên càng trở thành một hoạt động ý nghĩa và mang nét văn hóa riêng của doanh nghiệp dịp cuối năm. Hãy cùng HSV tìm hiểu những ý nghĩa đặc trưng của chương trình tiệc tất niên, Year End Party cuối năm

✔ Tổng kết và nhìn lại một năm đã qua

Tổ chức tiệc tất niên là khoảng thời gian để doanh nghiệp nhìn lại trong suốt chặng đường vừa qua. Những thành tựu đạt được và những khó khăn, vướng mắc còn tồn đọng. Để từ đó khắc phục và tạo bước đà cho sự phát triển tiếp theo trong năm tới.

✔ Tri ân nhân viên

Nếu doanh nghiệp xác định, tổ chức tiệc tất niên chính là thời điểm tuyệt vời để tri ân nhân viên sau một năm cống hiến và nỗ lực hết mình, thì bữa tiệc sẽ tập trung hướng đến nhân viên, mang nhiều hoạt động ý nghĩa nhằm mục đích tri ân và khen thưởng, động viên, khuyến khích.

✔ Gắn kết nội bộ

Gắn kết nội bộ là một hoạt động vô cùng quan trọng để tất cả mọi người cùng gắn kết hơn và hiểu nhau nhiều hơn, từ đó tạo nên mối quan hệ tốt đẹp để tất cả cùng hỗ trợ nhau trong công việc vì mục đích chung. Một buổi tiệc tất niên khi chú trọng vào gắn kết nội bộ thường có các hoạt động: team building, nhiều trò chơi tương tác, du lịch cùng nhau,...

✔ Truyền thông hình ảnh công ty

Nhiều công ty lựa chọn tổ chức tiệc tất niên như một hình thức để quảng bá thương hiệu, truyền thông hình ảnh của công ty đến quý khách hàng. Đây là một sự kiện lớn trong năm, được tổ chức bài bản và công ty mang theo sự chuyên nghiệp, mang đậm bản sắc của văn hóa doanh nghiêp với nhiều ưu điểm nổi bật. Chính vì vậy những hoạt động của sự kiện được diễn ra, cần đươc mở rộng để gây ấn tượng đối với khách hàng và tất cả mợi người

✅ DỰ KIẾN SỐ LƯỢNG KHÁCH THAM DỰ TIỆC CUỐI NĂM

Việc lên kế hoạch mời khách dự tiệc tất niên (Year End Party) thì ngoài đối tượng dự tiệc là tập thể nhân viên của công ty, có thể còn có những đối tác thân thiết, các cổ đông, gia đình bạn bè người thân của thành viên ban lãnh đạo. Nhằm tạo nên một bữa tiệc ấm cúng, gần gũi, đoàn kết và thân thiện.

Chính vì lẽ đó mà danh sách khách mời cần được thực hiện trong bước đầu tiên. Bởi vào mỗi dịp cuối năm nhiều đối tác, khách hàng thường rất bận mải. Vì vậy lên kế hoạch khách mới càng sớm càng tốt sẽ giúp cho việc đón tiếp được chu đáo.

✅ƯỚC TÍNH CHI PHÍ TỔ CHỨC YEAR END PARTY

Trong việc tổ chức một sự kiện thì kinh phí tổ chức là việc quan trọng nhất cần xác định, bởi khi chi phí ra rất nhiều khoản, thì doanh nghiệp cần tập trung vào những hạng mục gì là phù hợp?. Một số hạng mục thường phải chi cho tiệc tât niên chúng Tôi liệt kê dưới đây, tùy theo mức độ ưu tiên mà doanh nghiệp có thể phân bổ nguồn kinh phí cho phù hợp.

• Chi phí thuê địa điểm
• Chi phí trang trí
• Chi phí ăn uống
• Chi phí văn nghệ
• Chi phí quà tặng

✅TÌM KIỂM CHỦ ĐỀ ĐỘC ĐÁO CHO TIỆC TẤT NIÊN

Việc lựa chọn chủ đề cần ý nghĩa và đặc sắc. Từ chủ đề mà có thể tiến tới việc thực hiện công việc có chiều sâu và có sự liên kết chặt chẽ giữa các hạng mục. Các chủ đề thường gắn kết với văn hóa công ty, thường thì các chủ đề nhằm tôn vinh những đóng góp tích cực trong quá trình lao động sản xuất. Hoặc cũng có thể là một cuộc thi văn nghệ giữa các phòng ban nhưng vẫn làm toát nên nét văn hóa đặc trưng của doanh nghiệp, hay khát vọng chinh phục đỉnh cao…

✔ Tổ chức tiệc cuối năm chủ đề "Liveshow của các ngôi sao doanh nghiệp"

Những tiết mục văn nghệ là một kế hoạch tổ chức tiệc tất niên cuối năm phổ biến. Đối với những buổi tiệc như này yếu tố âm thanh ánh sáng là quan trọng nhất. Do đó cần đầu tư hoặc nhờ một đơn vị thứ 3 chuyên nghiệp để chuẩn bị phần này. Nhưng nếu chương trình liveshow này không có các ca sĩ nghệ sĩ biểu diễn thì cũng không ảnh hưởng đến tính chất của đêm liveshow. Vì công ty có thể tổ chức một cuộc thi văn nghệ cho các thành viên, khuyến khích họ bộc lộ tài lẻ mà trước giờ không có cơ hội thể hiện. Đó có thể là các tiểu phẩm hài kịch, múa hát, nhảy hiện đại, đơn ca, song ca… Và có các phần thưởng giá trị cho các tiết mục hay nhất và ấn tượng nhất. Đêm tiệc liveshow tất niên tốt nhất nên được tổ chức ngoài trời. Địa điểm tổ chức cũng là một yếu tố cần được khảo sát trước khi lên kế hoạch. Với những địa điểm ngoài trời quý khách cần phải tính toán đến các yếu tố thời tiết. Còn đối với những địa điểm trong nhà thì yếu tố không gian sẽ ảnh hưởng rất nhiều chương trình.

✔ Tổ chức tiệc cuối năm chủ đề "Tinh thần đồng đội"

Nếu như đã quá quen thuộc với các bữa tiệc thông thường và muốn đối mới không khí. Thì một buổi tiệc cuối năm kết hợp Teambuilding – các trò chơi tập thể là một ý tưởng tuyệt vời. Cốt lõi để tạo nên một buổi tất niên theo ý tưởng Teambuilding độc đáo chính là tinh thần tập thể và đoàn kết. Nên có các trò chơi tập thể như thi gánh nước, chạy ba chân, bịt mắt đập trứng, cướp cờ, truy tìm kho báu…Teambuilding nên được tổ chức xuyên suốt trong ngày hoặc hơn để các thành viên trở nên hoà đồng thân thiết, thấu hiểu và đoàn kết với nhau hơn. Giúp cho nền móng công ty vững chắc hơn. Do đó Teambuilding nên được tổ chức ngoài trời như các resort, bãi biển, khu du lịch sinh thái…Thế nhưng đối với những công ty lớn, với số lượng nhân viên đông thì việc tổ chức Teambuilding cũng là vấn đề khá nan giải. Ngoài vấn đề về địa điểm, không gian thì thời gian tổ chức cũng là một khó khăn không nhỏ. Do đó để có thể lên được một kế hoạch hoàn hảo cho chuyến đi Teambuilding cuối năm thì chắc chắn công ty cần phải thông qua kế hoạch từ trước để đảm bảo phù hợp với tất cả các thành viên trong công ty.

✔ Tổ chức tiệc cuối năm chủ đề "Dạ tiệc lung linh sắc màu"

Buổi dạ tiệc cũng giống như các buổi Prom Night, nơi đây quy định về hình thức và màu sắc trang phục để tôn lên vẻ trang trọng cho buổi lễ. Có thể ý tưởng này sẽ khá mới mẻ với nhiều công ty vì đa phần hình thức tổ chức tiệc tất niên này sẽ khá phức tạp cả về phía người tổ chức và người tham dự. Điều này có thể khiến cho mọi người chỉ quan tâm đến vẻ bên ngoài mà quên đi giá trị mục đích của buổi tiệc. Các công ty có thể biến tấu buổi dạ tiệc theo cách riêng của mình với các ý tưởng chủ đề khác nhau.

✔ Tổ chức tiệc cuối năm chủ đề "Trở về Thanh Xuân"

Chủ đề buổi dạ tiệc tất niên có thể dựa trên phong cách và hình thức của công ty hoặc từ chính tính cách của tập thể mọi người. Các chủ đề độc lạ, chất lừ như “Retro Office” tạo ra một không gian hoài niệm, đầy vấn vương và nhớ nhung, cùng nhau diện trang phục 6x, 7x, 8x. Hoặc là chủ đề “Tuổi thanh xuân” – giúp cho các thành viên có thể “hồi teen” diện các trang phục trẻ trung và tha hồ quậy phá…Doanh nghiệp cũng có thể lấy chủ đề về Cô Ba Sài Gòn. Mọi thành viên sẽ mặc những trang phục áo dài truyền thống của Việt Nam dưới khung cảnh Sài Gòn xưa.

✔ Tổ chức tiệc cuối năm chủ đề "Sắc màu cuộc sống"

Chủ đề tiệc tất niên đầy màu sắc với ý nghĩa mỗi cá thể là những màu sắc khác nhau nhưng vẫn hòa làm một. Mỗi màu sắc là mỗi cá tính khác nhau. Nhưng khi cùng chung một môi trường, mọi người đều phải hòa nhập và hòa hợp với nhau. Tạo thành một buổi tiệc đầy sắc màu vào dịp cuối năm. Nếu buổi tiệc được tổ chức vào buổi sáng hoặc tiệc ngoài trời; doanh nghiệp có thể lấy ý tưởng bột màu như sự kiện Color Me Run. Đối với buổi tiệc vào ban đêm hoặc trong nhà; sự kiện Prisma Run với màu dạ quang phát sát sẽ gây được nhiều ấn tượng và độc đáo.

✔ Tổ chức tiệc cuối năm với chủ đề "Prom Night Party"

Prom Party hay còn gọi là Prom Night, là một buổi dạ tiệc chia tay với sự tham gia của hầu hết các giáo viên và học sinh trong trường. Ở các nước phương Tây tiệc Prom là một kỷ niệm rất quan trọng và đáng nhớ với tuổi học sinh, sinh viên. Tiệc Prom này có thể được xem như là buổi tiệc truyền thống ở các trường. Doanh nghiệp có thể dựa vào ý tưởng này để tổ chức tiệc cuối năm cho công ty. Đến với tiệc Prom Night cuối năm, nam sẽ mặc những bộ Texedo hoặc vest đen sang trọng; nữ sẽ mặc áo đầm dạ hội quyến rũ đến dự tiệc. Các hoạt động tại buổi tiệc đa phần sẽ là ăn uống, khiêu vũ cùng bạn nhảy. Đặc biệt sẽ có tiết mục trao vương miên cho King và Queen – Cặp đôi được cho là tài năng và sáng giá nhất buổi tiệc.

✔ Tổ chức tiệc cuối năm tại bãi biển với chủ đề "Vũ điệu Hawaii"

Chủ đề Hawaii rất thích hợp cho những buổi tiệc tất niên ngoài trời như bãi biển. Buổi tiệc sẽ được trang trí với phong cách mùa hè rực rỡ cùng những màu sắc nhiệt đới bắt mắt. Khách tham dự sẽ diện những trang phục Halu duyên dáng và tươi mát. Với chủ đề này, tiệc buffet là lựa chọn vô cùng thích hợp, với các món ăn đa dạng và đầy đủ màu sắc. Doanh nghiệp có thể tổ chức buổi tiệc cuối năm này cùng team building bãi biển để tạo nên nhiều hoạt động thú vị và ấn tượng.

✔ Tổ chức tiệc cuối năm lấy chủ đề từ các "Tác phẩm văn học nổi tiếng"

Để tạo sự mới mẻ cho các buổi tiệc cuối năm, doanh nghiệp có thể lựa chọn chủ đề về các bộ phim điện ảnh nổi tiếng trên thế giới. Chẳng hạn như bộ phim Alice in Wonderland, với buổi tiệc trà cùng không gian được trang trí đầy màu sắc; đi kèm với nhiều loại đồ uống và bánh kem lạ mắt. Ngoài ra doanh nghiệp cũng có thể lấy cảm hứng từ bộ phim Avenger Endgame với hình tượng siêu anh hùng vĩ đại. Mỗi khách mời tham dự sẽ được hóa trang thành nhiều nhân vật khác nhau tạo nên một “vũ trụ” của riêng mình. Hoặc với bộ phim Điệp viên 007, có thể sử dụng chủ đề tiệc cuối năm này với 3 màu sắc chính là vàng kim loại, đen và trắng. Khách dự tiệc sẽ ăn mặc trang trọng, lộng lẫy.

✔ Tổ chức tiệc cuối năm với ý tưởng cuộc thi "Doanh nghiệp Got Tallent"

Tiệc tất niên với chủ đề khoảnh khắc doanh nghiệp này, chắc chắn rằng sẽ mang lại cho doanh nghiệp cùng toàn thể nhân viên những ký ức tuyệt đẹp và ý nghĩa nhất trong khoảng thời gian làm việc. Trước khi buổi lễ diễn ra, doanh nghiệp có thể tổ chức cuộc thi làm video nói về những kỷ niệm đáng nhớ nhất của nhân viên đối với công ty, đồng nghiệp; hay những kỷ niệm buồn cười, vui nhộn trong suốt thời gian làm việc tại đây. Các đội nhóm hoặc cá nhân tạo ra những thước phim gây được nhiều cảm xúc nhất sẽ dành được chiến thắng và nhận được những giải thưởng giá trị từ doanh nghiệp. Những thước phim được làm từ chính các nhân viên của mình chắc chắn sẽ mang lại cho doanh nghiệp nhiều giá trị to lớn về mặt ý nghĩa và thông điệp.

✔ Tổ chức tiệc tất niên cùng "Dạ tiệc trắng"

Dạ tiệc trắng là một sự kiện thường niên tại các kinh đô lớn như Paris, New York. Tất cả những người tham dự đều ăn vận bằng bộ đồ màu trắng và thưởng thức một bữa tiệc sang trọng vào chiều tối ở ngoài trời. Chủ đề này sẽ mang lại sự đồng bộ nhất định cho buổi tiệc cuối năm. Khi mà mọi người cùng nhau mặc đồng nhất một màu trang phục.

✅ XÂY DỰNG NỘI DUNG CHƯƠNG TRÌNH GALA TẤT NIÊN

Nội dung chương trình là trình tự diễn biến của chương trình, khi xây dựng nội dung chương trình hoàn tất, từ đó MC sẽ dựa vào nội dung chương trình để viết ra những lời dẫn nhằm bám sát vào thực tế của doanh nghiệp. Nội dung chương trình bao gồm kịch bản chi tiết, thời gian và diễn biến từng tiết mục để chương trình không bị xáo trộn, những vấn đề phát sinh có thể được lường trước được…Nội dung chương trình cũng bao gồm kế hoạch nhân sự phục vụ, tiếp khách, phân công các hạng mục để mỗi thành viên trong ban tổ chức nắm rõ và hoàn thành trách nhiệm của họ.

✅CHUẨN BỊ NHỮNG THIẾT BỊ CẦN THIẾT CHO TIỆC TẤT NIÊN

Hình ảnh một buổi tiệc tất niên của công ty bánh kẹo Perfetti Van Melle năm 2020

Buổi tiệc tất niên, Year end party cần rất nhiều hạng mục, tùy vào quy mô của mỗi sự kiện mà quý khách có thể lựa chọn những thiết bị cần thiết và phù hợp nhất cho sự kiện của mình được liệt kê dưới đây:

KHU VỰC CHÍNH TỔ CHỨC TIỆC TẤT NIÊN - YEAR END PARTY

• Hệ thống âm thanh cho sự kiện (1): Xem chi tiết

• Hệ thống ánh sáng cho sự kiện (2): Xem chi tiết

  

• Background chủ đề chương trình (backdrop, LED screen) (3): Xem chi tiết

• Sân khấu chính cho chương trình (4): Xem chi tiết

• Nhà bạt (nếu sự kiện làm ngoài trời) (5): Xem chi tiết

• Bàn ghế ăn tiệc, bàn cocktail, buffet (6)...

• Bàn chữ nhật dành cho đại biểu

• Trang trí không gian sự kiện (trang trí sân khấu 3D) (9-12)

• Pallet lót trải sàn (nếu nền đất xấu) (10):

• Thảm trải sàn và trải lối đi (11):

• Bục phát biểu có hoa tươi và có logo nhận diện thương hiệu (13)

  

• Pháo kim tuyến hoặc máy hiệu ứng (pháo lửa, máy khói phục vụ biểu diễn) (14):

• Dịch vụ nấu tiệc, đặt bàn, chọn món

  

• Rượu champagne

KHU VỰC CỔNG CHÀO ĐÓN KHÁCH

• Trang trí decor cổng chào welcome gate đón khách (18)

• Bàn lễ tân đón khách (19)

• Hoa cài ào, stick đeo tay, số may mắn...(21)

• Thảm trải lối đi (22)

  

• Trụ barier dẫn đường vào trung tâm sự kiện (23)

KHU VỰC CHỤP HÌNH LƯU NIỆM (PHOTO BOOTH)

• Photobooth dành cho chụp hình lưu niệm (24)

• Ánh sáng hỗ trợ quay phim, chụp hình (nếu cần) (26)

• Trang trí tiểu cảnh khu chụp hình (27)

NHÂN SỰ VÀ CHƯƠNG TRÌNH VĂN NGHỆ

• MC dẫn chương trình sự kiện tiệc tất niên chuyên nghiệp (28)

• Tiết mục múa chào mừng mở màn (29)

• Ca sĩ phục vụ cho sự kiện (30)

• PG và đội nhân sự lễ tân đón khách (32)

• Đội ngũ quay phim chụp hình (34)

• Đội ngũ bảo vệ, giữ xe, an ninh, trật tự...

✅GIÁM SÁT VÀ CHẠY CHƯƠNG TRÌNH GALA TẤT NIÊN

Khi mọi việc đã được chuẩn bị chu đáo, thì việc chạy chương trình cần có một người quản lý giám sát chính. Đây chính là người quan trọng nhất cho buổi tiệc. Người quản lý sẽ là người theo dõi diễn biến sực kiện theo từng giây phút. Trong đó họ có thể điều phối những nhân sự khác nhằm phục vụ cho chương trình được diễn ra một cách chuyên nghiệp.

Ví dụ: Khi giám đốc chuẩn bị lên phát biểu, nếu có bục phát biểu thì cần có 2 người phụ trách bê bục phát biểu ra một vị trí đã được định trước đó. Trong trường hợp phối hợp không nhịp nhàng thì hình ảnh chương trình sẽ bị lập cập và mất chuyên nghiệp.

Khi đã có một người tổng giám sát chương trình, thì người đó sẽ phân công nghiệp vụ cho những thành viên khác trong ban tổ chức để đảm nhiệm các công việc khác như: Phần ăn uống, phần trang trí, phần văn nghệ, tiếp khách, hoặc phụ trách xử lý những vấn đề phát sinh…

Trên đây là công tác chuẩn bị tổ chức tiệc tất niên cuối năm một cách ý nghĩa nhất. Hoàng Sa Việt Media xin chia sẻ với quý khách để quý khách tham khảo.

Tiệc tất niên là dịp để công ty nhìn lại chặng đường đã đi qua trong suốt một năm nhiều biến động, là dịp để tất cả mọi người cùng gặp gỡ cùng gắn kết cảm xúc và chia sẻ những câu chuyện với nhau. Không dừng lại ở đó, tiệc tất niên còn là nơi thể hiện nét văn hóa riêng của mỗi doanh nghiệp, tạo thêm sức mạnh, sự phấn khởi để bắt đầu một hành trình mới. Có thể nói, buổi tiệc tất niên đối với mỗi doanh nghiệp đóng vai trò rất quan trọng và mang rất nhiều ý nghĩa sâu sắc. Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện. Chúng Tôi tin tưởng sẽ có thể tư vấn giúp quý khách, tổ chức một chương trình tiệc tất niên thật ý nghĩa và đặc sắc nhất.

YEAR END PARTY - NÂNG LY CẢM XÚC CÙNG HOÀNG SA VIỆT
Tham khảo một vài sự kiện và tiệc tất niên do Hoàng Sa Việt thực hiện:
- Báo giá thuê âm thanh ánh sáng.
- Báo giá thuê màn hình Led.
- Báo giá thuê thiết bị tổ chức sự kiện.
- Tổ chức sự kiện trọn gói.