Quy Trình Tổ Chức Hội Nghị Khách Hàng Chuẩn 2023

Tổ chức Hội nghị khách hàng cũng giống như những sự kiện khác, luôn cần một quy trình tổ chức hội nghị khách hàng bài bản, chuyên nghiệp. Nếu không xác lập được quy trình này, sẽ không rạch ròi trong từng khâu và công việc cần thực hiện. Gây khó khăn trong việc tổ chức.

Xác định mục tiêu của chương trình cần đạt được điều gì?

Để làm rõ được nội dung này, doanh nghiệp cần xác định ngay từ đầu xem họ hướng đến đối tượng nào? Với ý nghĩa gì? Lợi ích sau khi tổ chức là gì? Thông thường mỗi doanh nghiệp đều có những định hướng khách nhau về mục tiêu của công việc tổ chức PR và hoạt động Marketing trong đó. Thông thường việc tổ chức hội nghị khách hàng thường nhằm đạt được 3 mục đích:

• Nhằm tạo cơ hội củng cố uy tín với khách hàng, đối tác và quảng bá thương hiệu. Chương trình tri ân cũng là một dịp thuận tiện để doanh nghiệp thể hiện sự biết ơn của đối với những tập thể, cá nhân đã ủng hộ trong suốt thời gian qua.
• Nhằm gởi đến các thông điệp mới về sản phẩm, chương trình khuyến mãi, ưu đãi, quà tặng của doanh nghiệp đối với khách hàng.
• Nhằm tăng cường quan hệ đối tác: “Có qua có lại, mới toại lòng nhau”, ông bà nói quả là không sai. Hội nghị khách hàng là cơ hội để doanh nghiệp bày tỏ lòng biết ơn với các đối tác – người bạn đồng cam cộng khổ trên thương trường, cùng nhau vượt qua những khó khăn để vươn đến thành công. Thông qua đó, các doanh nghiệp cũng thiết lập mối quan hệ ngoại giao rộng rãi, hứa hẹn hợp tác kinh doanh.

Lựa chọn địa điểm, thời gian phù hợp thuận tiện công tác tổ chức, đón khách

Không gian và thời gian phù hợp không chỉ tạo sự thoải mái cho người tổ chức mà còn cho khách mời dễ dàng sắp xếp công việc. Quý khách nên tìm kiếm các trung tâm tổ chức sự kiện thuận tiện các cung đường di chuyển công ty và của khách hàng. Dưới đây là danh sách các trung tâm tổ chức sự kiện trong nhà và ngoài trời được chúng Tôi liệt kê để quý khách tham khảo.

- Danh sách các trung tâm tổ chức sự kiện trong nhà:

• InterContinental Saigon
• Novotel Saigon centrel
• Eastin Grand hotel Saigon
• Merperle Crystal Palace
• Liberty Centrer Saigon River Side
• Athena hotel
• Windsor plaza
• Snow town
• Ân Nam restaurant & cafe
• Tàu Bến Nghé
• Sofitel Saigon plaza
• Pergola Sài Gòn
• Gem centrer

- Dách sách các trung tâm tổ chức sự kiện ngoài trời

• Khu du lịch Văn Thánh
• Thảo Điền Village
• Khu du lịch Bình Quới
• Villa sông Sài Gòn
• Continental hotel
• Bình An village Sài Gòn
• Vườn ẩm thực Nai Vàng
• Le Jadin palace
• Park royal
• Lan Anh village
• Đông Hồ Eden

Xin giấy phép thực hiện

Để có thể tổ chức được hội nghị, đơn vị tổ chức phải được cơ quan có thẩm quyền cho phép, thể hiện bằng giấy phép tổ chức hội nghị. Vì vậy, pháp luật hiện nay đã quy định về thủ tục xin giấy phép tổ chức hội nghị tùy thuộc vào từng loại hội nghị về tính chất cũng như mục đích của việc tổ chức, có quy định cụ thể ở mỗi địa phương thông theo mô típ chung, do Sở Văn hóa – Thể thao – Du lịch cấp. Tuy nhiên công việc này thường mất nhiều thời gian nên quý khách nên thuê một đơn vị chuyên nghiệp hỗ trợ thủ tục để được cấp phép một cách nhanh nhất. Công tác chuẩn bị hồ sơ xin phép bao gồm hồ sơ như sau:
Đơn xin phép tổ chức Hội nghị, ghi rõ: Chủ đề Hội nghị, Hội thảo. Thời gian, địa điểm tổ chức. Người chủ trì: Họ tên, chức vụ. Người thuyết trình: Họ tên, chức vụ.Thành phần, đối tượng tham dự. (đính kèm)
Nếu là đơn vị tổ chức sự kiện được ủy quyền đứng ra tổ chức Hội nghị, Hội thảo phải có giấy ủy quyền.
Giấy phép đăng ký kinh doanh của Công ty, Đơn vị.
Ngoại trừ hội thảo du học, một số chương trình cần cung cấp thêm nội dung chương trình tổ chức và danh sách khách mời.

Xây dựng nội dung và kịch bản chi tiết

Kịch bản chi tiết chính là nội dung chính của toàn bộ sự kiện. Cái mà ảnh hưởng đến thành công nhiều nhất trong quy trình tổ chức hội nghị khách hàng.
Kịch bản cần bao gồm toàn bộ các tiết mục, phân công nhân sự, thời gian cụ thể, cũng như rủi ro cần tránh,… Càng cụ thể càng dễ thực hiện. Chúng tôi sẽ giới thiệu một kịch bản mẫu cho chương trình tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng một cách chi tiết nhất cho quý khách trong một bài viết khác. Hoặc quý khách có thể liên hệ với nhân viên tư vấn để chúng Tôi gởi email cho quý khách theo số Hotline: 0942.222.075

Phân công và điều phối nhân sự phục vụ sự kiện

Việc chuẩn bị này rất quan trọng, ban tổ chức nên cần phân chia các phần:
Phân công nhiệm vụ, trách nhiệm rõ ràng cho từng người.
Lập bảng kế hoạch tiến độ thường xuyên kiểm tra, giám sát.
Lập tổ hoạt động chia thành nhóm nhỏ để thực hiện.
Đối ngoại: Phụ trách giấy mời, gửi thư mời đến tay khách hàng.
Hậu cần: Setup hội trường, chuẩn bị quà tặng, phương tiện giao thông.
Lễ tân: Phụ trách tiếp đón khách, đưa khách vào hội trường, hướng dẫn ổn định chỗ ngồi cho khách hàng.

Gửi thư mời tới khách hàng

Quy trình tổ chức hội nghị khách hàng tiếp theo là công đoạn gửi thư mời. Thư mời không chỉ là để thông báo địa điểm, thời gian. Mà còn thể hiện sự tôn trọng của nhà tổ chức với khách mời.
Nên gửi thư mời từ sớm, ít nhất là 2 tuần trước khi sự kiện được tổ chức. Để khách mời xác nhận và dễ dàng chuẩn bị đồ ăn, thức uống, chỗ ngồi,…

Chạy và giám sát chương trình

Khi mọi việc đã được chuẩn bị chu đáo, thì việc chạy chương trình cần có một người quản lý giám sát chính. Đây chính là người quan trọng nhất cho buổi tiệc. Người quản lý sẽ là người theo dõi diễn biến sực kiện theo từng giây phút. Trong đó họ có thể điều phối những nhân sự khác nhằm phục vụ cho chương trình được diễn ra một cách chuyên nghiệp.
Ví dụ: Khi giám đốc chuẩn bị lên phát biểu, nếu có bục phát biểu thì cần có 2 người phụ trách bê bục phát biểu ra một vị trí đã được định trước đó. Trong trường hợp phối hợp không nhịp nhàng thì hình ảnh chương trình sẽ bị lập cập và mất chuyên nghiệp.
Khi đã có một người tổng giám sát chương trình, thì người đó sẽ phân công nghiệp vụ cho những thành viên khác trong ban tổ chức để đảm nhiệm các công việc khác như: phần ăn uống, phần trang trí, phần văn nghệ, tiếp khách, hoặc phụ trách xử lý những vấn đề phát sinh…

Chăm sóc khách hàng sau khi kết thúc chương trình

Chăm sóc khách hàng là khâu quan trọng nhất sau mỗi sự kiện. Nó sẽ cho doanh nghiệp biết hội nghị của mình có đạt được mục đích đề ra hay không.
Hơn hết, đây cũng là cơ hội để thể hiện sự quan tâm của mình với khách hàng. Khẳng định được hình ảnh và ấn tượng doanh nghiệp để thu hút khách hàng sau này.
Trên đây là Công tác chuẩn bị tổ chức hội nghị khách hàng một cách đầy đủ nhất. Hoàng Sa Việt Media xin chia sẽ với quý khách để quý khách tham khảo. Chúng Tôi rất mong muốn được đồng hành với quý khách trong công tác tổ chức hội nghị khách hàng cho quý doanh nghiệp.

Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện. Chúng Tôi tin tưởng sẽ có thể tư vấn giúp quý khách để tổ chức một chương trình tiệc tất niên ý nghĩa và đặc sắc nhất. Mọi chi tiết xin liên hệ về HOTLINE: 0938.235.539

Hãy để quy trình tổ chức hội nghị khách hàng này được hiện thực hóa bởi Hoàng Sa Việt Media; cùng những kinh nghiệm trực quan của mình. Chúng tôi, những nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp; sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp trong tất cả các sự kiện lớn nhỏ, trong và ngoài nước.