Gợi Ý Các Thiết Bị Cần Thuê Cho Tổ Chức Sự Kiện

Nếu quý khách đang cần thuê thiết bị sự kiện để sử dụng cho chương trình sắp tới. Nhưng lại không biết cách lựa chọn các thiết bị nào cho tiết kiệm mà vẫn hiệu quả? Bài viết này sẽ hỗ trợ quý khách nắm rõ hơn về các thiết bị ấy. Và chia sẽ thông tin về các đơn vị cho thuê thiết bị tổ chức sự kiện lâu năm kinh nghiệm tại TPHCM và Hà Nội.

✅ Thiết Bị Sự Kiện Là Gì?

Chúng tôi xin khái quát đôi nét về thiết bị sự kiện như sau: Thiết bị sự kiện là những thiết bị, dụng cụ dùng trong sự kiện. Tùy vào từng tính chất của sự kiện mà sẽ có những hạng mục thiết bị khác nhau như: thiết bị âm thanh, thiết bị ánh sáng, bàn ghế, phông rạp, nhà bạt, bộ dụng cụ nghi thức...

✅ Những thiết bị sự kiện nào thường được dùng trong tổ chức sự kiện

Có thể nói thiết bị sự kiện khá đa dạng về chủng loại và cũng như chức năng. Mỗi loại thiết bị sẽ phù hợp với từng tính chất của từng sự kiện mà quý khách hàng muốn sử dụng. Chúng tôi xin nêu một số thiết bị chính, quan trọng, cần thiết để quý khách tham khảo và lựa chọn:

✔ Thiết bị âm thanh:

Thiết bị âm thanh là một hệ thống âm thanh được dùng cho sự kiện, đây là một trong số các thiết bị quan trọng. Bởi tất cả các sự kiện diễn ra đều cần dùng đến thiết bị này. Có 3 vấn đề quý khách cần lưu tâm đó là:

• Số lượng thiết bị âm thanh cần dùng cho sự kiện (tham khảo thêm)
• Chất lượng các thiết bị âm thanh để giảm tối đa rủi ro trong sự kiện
• Đội ngũ kỹ thuật vận hành thiết bị âm thanh cần chuyên nghiệp

Quý khách thử hình dung điều gì sẽ xảy ra nếu bài phát biểu của lãnh đạo không truyền tới người tham dự sự kiện? Vì vậy quý khách nên cố gắng ưu tiên cho một hệ thống âm thanh chuyên nghiệp, gọn gàng và phù hợp nhất. Để tìm hiểu chi tiết về hệ thống âm thanh xin quý khách xem thêm: Thiết bị âm thanh áng sáng

✔ Thiết bị ánh sáng:

Nói đến ánh sáng chúng tôi xin chia ra thành 2 loại khác nhau.

• Ánh sáng dành cho sân khấu biểu diễn(ánh sáng đèn sân khấu)
• Ánh sáng dùng để chiếu sáng không gian sự kiện(đèn chiếu sáng thông thường).

Đối với một số sự kiện được tổ chức vào buổi tối: Nếu có những tiết mục văn nghệ thì quý khách nên đưa vào sự kiện một số loại đèn màu cho sự kiện thêm phần sinh động. Các loại đèn màu sân khấu rất đa dạng như: Đèn Moving Head Beam, đèn Laser, đèn Par led, đèn Follow…

Đối với sự kiện được tổ chức vào ban ngày, vào buổi sáng hoặc buổi trưa. Quý khách có thể cân nhắc thuê một số loại đèn hỗ trợ quay phim chụp hình. Các loại đèn này sẽ giúp khuôn mặt của người đứng trên sân khấu thêm tươi trẻ. Một số đèn có thể dùng như DayLight, Fresnel LED… quý khách có thể tham khảo thêm tại: https://hoangsaviet.com/den-fresnel

✔ Thiết bị bàn ghế sự kiện:

Hẳn là bàn ghế là loại thiết bị cần dùng cho tất cả các sự kiện. Khi nói đến bàn ghế thì người ta thường nghĩ đơn giản chỉ cần quan tâm tới số lượng? Không hẳn như vậy. Đối với một sự kiện có tính chuyên nghiệp thì bàn ghế cũng lại là vấn đề rất quan trọng. Một vài điểm lưu ý khi lựa chọn bàn ghế cho sự kiện như sau:

Đối với bàn sự kiện: Quý khách phải cân nhắc chọn loại bạn nào. Có rất nhiều loại bàn dành cho sự kiện:

• Bàn chữ nhật: thường có các kích thước phổ biến từ 0,5m x 1,5m, 0,5m x 2m, 0,6m x 1,2m
• Bàn tròn: thường có đường kính từ 1,2m, 1,4m, 1,5m, bàn tròn sẽ được sử dụng cho các sự kiện có đi kèm với ăn tiệc
• Bàn cocktail: Bàn cocktail có đường kính từ 0,6m đến 0,8m và cao 0,75m thường dùng cho các buổi sự kiện đứng và ăn tea break

Sau khi đã cân nhắc lựa chọn loại bàn để đặt trong không gian cho sự kiện. Quý khách sẽ cân nhắc đến số lượng mỗi loại như thế nào là hợp lý. Tốt nhất quý khách nên có một layout để bố trí các thiết bị bàn ghế vào đó. Bởi layout (bản vẽ mặt bằng) sẽ giúp quý khách trải nghiệm được không gian sự kiện trước khi nó được diễn ra.

Đối với ghế sự kiện: Cũng tương tự như bàn dành cho sự kiện, ghế dành cho sự kiện cũng được chia thành nhiều loại để đáp ứng cho từng mục đích sử dụng khác nhau. Chúng tôi gợi ý một số loại ghế sau để các bạn tham khảo.

• Ghế banquet
• Ghế tiffany
• Ghế nhựa có lưng tựa
• Ghế nhựa không có lưng tư
• Ghế bar
• Ghế inox không có lưng tựa

Sau khi đã lựa chọn được chủng loại, số lượng. Quý khách hãy quan tâm đến màu sắc của chúng nhé. Bởi nếu màu sắc không hợp lý sẽ làm ảnh hưởng đến "tone màu chủ đạo" của sự kiện. Quý khách hãng cân đối “tone” màu mà mình lựa chọn cho đúng chủ đề, đúng ý nghĩa... Chắc hẳn một bản vẽ 3D và bản vẽ Layout sẽ là một điều tuyệt vời nhất để đảm bảo tính hợp lý trong cách bố trí trước khi sự kiện được diễn ra.

✔ Thiết bị màn hình LED cho sự kiện.

Màn hình LED là một thiết bị giúp cho sự kiện trở nên đẳng cấp hơn. Trước tiên màn hình LED sẽ giúp thay thế các tấm backdrop cố định đặt trên sân khấu. Nó hiển thị chủ đề của sự kiện với những dòng chữ và hiệu ứng sống động.

Thêm nữa màn hình LED còn bổ trợ rất đắc lực cho các chương trình biểu diễn nghệ thuật trên sân khấu. Quý khách sẽ cảm thấy thật ấn tượng với những thay đổi kỳ diệu của màn hình. Nó sẽ đưa cho người ta đến những cảm xúc khác nhau thông qua hình ảnh. Hình ảnh được các kỹ thuật viên lồng ghép khéo léo, vừa truyền tải được nội dung của sự kiện vừa tạo ra sự thoải mái và hấp dẫn khách tham dự.

Có rất nhiều chủng Loại màn hình LED như: P3 Indoor, P4 Outdoor… Có thể sử dụng vào sự kiện. Chắc hẳn quý khách còn băn khoăn không biết chọn loại nào, kích thước là bao nhiêu? Vì vậy chúng tôi dành hẳn một bài viết để nói về màn hình LED: Những lưu ý khi thuê màn hình LED sự kiện

✔ Thiết bị máy chiếu dùng cho sự kiện:

Ở một số sự kiện nhỏ vẫn cần các loại màn hình có kích thước nhỏ. Nó dùng để thuyết trình trong phòng hội nghị. Với tính năng nhỏ gọn dễ dàng thi công lắp đặt, giá thành rẻ. Tùy vào không gian lớn hay nhỏ mà quý khách nên chọn loại máy chiếu và màn chiếu sao cho vừa vặn với không gian khán phòng. Các loại máy chiếu cho thuê phổ biến hiện nay trên thị trường:

• Máy chiếu 2500 Ansi Lumens
• Máy chiếu 2800 Ansi Lumens
• Máy chiếu 3000 Ansi Lumens
• Máy chiếu 5000 Ansi Lumens

(Ansi lumens được hiểu là đơn vị đo cường độ ánh sáng của máy chiếu, Ansi lumens càng lớn thì máy chiếu có cường độ sáng càng cao)

Các loại màn chiếu đang có mặt trên thị trường cho thuê màn chiếu hiện nay:

• Màn chiếu 100 inch ( 1,8m x 1,8m)
• Màn chiếu 120 inch ( 2,2m x 2,2m)
• Màn chiếu 135 inch ( 2,5m x 2,5m)
• Màn chiếu 150 inch ( 3m x 2,25m)
• Màn chiếu 200 inch ( 4m x 3m)
• Màn chiếu 300 inch ( 6m x 4m)

✔ Thiết bị màn hình LCD, màn hình cảm ứng:

Màn hình LCD được hiểu là một màn hình TV được sử dụng phổ biến làm các màn hình monitor (Màn hình nhắc lời) trong các sự kiện. Đối với các buổi tiệc như thôi nôi, sinh nhật hay tiệc cưới… Ngoài ra, với công nghệ ngày càng phát triển, màn hình LCD có tích hợp chức năng cảm ứng. Nó giúp khách hàng tương tác với sản phẩm trực quan và sinh động hơn. Màn hình LED còn có thể ghép nhiều màn hình lại với nhau để tạo thành một màn hình trình lớn gọi là "Màn hình ghép". Thị trường cho thuê màn hình LCD hiện nay cũng khá đa dạng về kích cỡ để quý khách hàng có thể lựa chọn thuê để sử dụng:

• Thiết bị màn hình LCD 32 inch
• Thiết bị màn hình LCD 40 inch
• Thiết bị màn hình LCD 48 inch
• Thiết bị màn hình LCD 60 inch
• Thiết bị màn hình LCDcảm ứng
• Thiết bị màn hình ghép LCD

✔ Thiết bị sân khấu sự kiện:

Sân khấu là tâm điểm của sự kiện. Là nơi tập trung sự chú ý của tất cả các khách mời tham dự sự kiện. Nên có thể nói sân khấu là một phần vô cùng quan trọng trong các sự kiện. Khi thuê sân khấu dùng cho sự kiện quý khách thường băn khoăn 4 điều.

• Diện tích, chiều cao sân khấu là bao nhiêu cho phù hợp?
• Màu sắc của sân khấu như thế nào cho ăn nhập với tổng thể?
• Làm sao để trang trí sân khấu sinh động nhất?
• Và chi phí để thuê sân khấu là bao nhiêu?

Bởi sân khấu là trung tâm, trái tim của sự kiện, nó rất quan trọng nên công ty Hoàng Sa Việt xin dành một chủ đề riêng về thiết bị này. Quý khách tham khảo tại đây để có những thông tin hữu ích: Những điều cần lưu ý khi thuê sân khấu sự kiện

✔ Thiết bị backdrop dùng cho sự kiện:

Backdrop là phông nền sự kiện. Backdrop thường được đặt trên sân khấu. Hoặc khu vực bên ngoài sảnh tiệc nhằm thu hút sự chú ý của khách tham dự. Ngoài ra backdrop còn được đặt ở những khu vực Photo both (khu vực chụp hình) để khách tham dự có thể chụp ảnh. Backdrop giúp tôn nên vẻ đẹp của người hoặc vật phía trước. Backdrop có thể được tạo ra theo nhiều cách như sau:

• Backdrop bằng màn hình LED: Quý khách có thể tham khảo lại nội dung thiết bị màn hình Led mà chúng tôi đã nêu ở phía trên. Một sự kiện có quá nhiều phông nền backdrop khác nhau. Vì vậy việc sử dụng backdrop bằng màn hình LED có thể chuyển đổi liên tục các phông nền khác nhau trong suốt sự kiện.
• Làm backdrop bằng cách in ấn trên nền bạt hiflex hoặc chất liệu PP dán lên khung sắt
• Làm backdrop bằng hoa tươi, bong bóng.

✔ Thiết bị khung truss sân khấu:

Trước đây khi công nghệ biểu diễn chưa phát triển mạnh mẽ thì các sự kiện chưa nói đến giàn khung truss. Sau này công nghệ biểu diễn phát triển mạnh mẽ đòi hỏi sử dụng nhiều chủng loại đèn sân khấu khác nhau để tạo nên hiệu ứng cho sân khấu. Giàn khung treo đèn (khung truss) xuất hiện ở nhiều sự kiện lớn. Khung truss được sản xuất từ chất liệu sắt hoặc chất liệu hợp kim nhôm. Ngoài tác dụng treo đèn sân khấu, khung truss còn được dùng để gia cố màn hình LED hoặc làm khung sườn cho nhà bạt không gian. Công ty Hoàng Sa Việt cũng là đơn vị sản xuất khung truss nhôm số 1 tại Việt Nam hiện nay. Chúng Tôi cũng dành một bài viết về sản phẩm này. Nếu quý khách quan tâm xin xem thêm: Khung truss nhôm là gì?

✔ Thiết bị mái che sự kiện (nhà bạt sự kiện):

Nhà bạt sự kiện hay nhà bạt không gian: Là một trong những kết cấu tạo không gian và hỗ trợ che chắn cho các sự kiện được tổ chức ngoài trời với quy mô vừa và lớn. Nhà bạt không gian được thiết kế một cách chắc chắn và an toàn nên được nhiều khách hàng tin tưởng sử dụng. Nhà bạt không gian thường được sử dụng phổ biến cho các lễ khởi công, lễ động thổ, các chương trình ca múa nhạc ngoài trời, đám cưới quy mô lớn ngoài trời hay các hội chợ triển lãm…

Để sử dụng nhà bạt không gian cho sự kiện của mình thì quý khách cần quan tâm các thông số như: Độ rộng nhà bạt (khẩu độ), chiều dài tổng thể hay diện tích nhà bạt:

• Độ rộng (khẩu độ) là chiều rộng của nhà bạt. Tùy vào không gian sự kiện mà các đơn vị cho thuê nhà bạt sẽ lắp ráp ra chiều rộng phù hợp
• Chiều dài (sâu) là độ dài của nhà bạt. Thông thường nhà bạt được nối dài bằng cách ghép nối các module lại với nhau. Để lắp ráp được nhà bạt cần khảo sát mặt bằng để tính toán các module sao cho hợp lý
• Diện tích nhà bạt: chính là (Chiều dài x Chiều rộng) được tính ra số m2 diện tích của nhà bạt.

Làm sao chúng ta biết cần bao nhiêu m2 nhà bạt cho sự kiện? Cách tính số m2 nhà bạt cần dùng như sau:

• Hãy tính xem cần bao nhiêu m2 nhà bạt để che sân khấu.
• Hãy tính xem nhà bạt cần xếp bao nhiêu ghế bên trong.

Một mẹo nhỏ dành cho quý khách như sau: Cứ mỗi khách ngồi sẽ cần 1.5m2 nhà bạt. như vậy với sự kiện 200 khách. Bạn cần dùng số m2 nhà bạt là: 200*1.5m2 + diện tích sân khấu = Khoảng 350m2 (nếu diện tích sân khấu là 50m2). Để tìm hiểu thêm về nhà bạt, bạn hãy tham khảo đường link này nhé:

✔ Thiết bị dù che sự kiện:

Dù che trong sự kiện là sự kết hợp giữa máy che bằng vải với trụ bằng sắt. Cũng tương tự như nhà bạt không gian, dù che thường được sử dụng cho các sự kiện ngoài trời để có thể che nắng hoặc che mưa cho sự kiện.Những loại dù che được cho thuê phổ biến trong các sự kiện hiện nay:

• Dù một trụ đường kính: 10, 15, 20m
• Dù hai trụ đường kính: 20m x 30m
• Dù bán nguyệt
• Dù lệch tâm

✔ Các loại thiết bị dùng trong tổ chức sự kiện khác:

Ngoài những thiết bị đã nêu ở trên, chúng ta còn rất nhiều loại Thiết Bị Sự Kiện khác nữa, nhưng do ít được ứng dụng trong đa số các sự kiện mà chỉ được sử dụng riêng cho một vài sự kiện như:

• Máy bắn kim tuyến
• Bục phát biểu
• Bộ cắt băng khánh thành: găng tay, kéo, bông vải, khay
• Bộ dụng cụ dùng trong lễ khởi công: nón bảo hiểm, xẻn, hộc đựng cát…
• Trụ barie
• Quạt hơi nước
• Bộ đàm

Để có thể biết được sự kiện của mình đang muốn tổ chức cần những loại thiết bị nào. Quý khách cũng có thể trao đổi và tham khảo thêm ý kiến của nhân viên kinh doanh ở công ty mà quý khách dự định sẽ thuê Thiết Bị Sự Kiện. Từ đó có thể nắm rõ và thuê thiết bị phù hợp với chương trình và chi phí dự kiến của mình.

Gợi ý Top 5 công ty cho thuê thiết bị sự kiện lâu năm trong nghề tại TPHCM